Se sua empresa enfrenta processos lentos, falta de visibilidade nos gastos e burocracia que atrasa decisões, uma plataforma de e-procurement pode ser a solução para transformar sua gestão de compras.
Por muito tempo, o setor de compras foi visto apenas como transacional. Contudo, hoje, ele é estratégico e pode se tornar uma ferramenta poderosa para a redução de custos e tomada de decisões mais inteligentes.
Segundo pesquisas da PWC, a principal preocupação dos gestores de compras ainda é o controle de custos. A contradição é que justamente a digitalização e a automação são os meios mais eficientes para alcançar economia, produtividade e eficiência.
Não à toa, 96% das empresas possuem uma solução de e-procurement ou estão em processo de adoção, comprovando que essa é uma ferramenta indispensável para o setor.
A questão é: com tantas opções no mercado, qual a melhor plataforma para o seu negócio?
É exatamente o que responderemos neste artigo. Continue a leitura para saber como escolher a plataforma de e-procurement ideal e conhecer as funcionalidades indispensáveis para aproveitar todos os benefícios da solução.
O que é uma plataforma de e-procurement?
Plataforma de e-procurement é uma solução digital que automatiza os processos de compras da empresa.
O principal objetivo é transferir para um software funções que antes eram manuais, abrangendo todas as etapas do setor, desde a inserção de dados, a gestão de fornecedores até a assinatura de contratos.
Para isso, o sistema de e-procurement centraliza, gerencia e fornece informações sobre todas as etapas de aquisição de bens e serviços da empresa. O nível de automação depende dos módulos e da solução contratada.
A ideia central é substituir processos manuais descentralizados e burocráticos por atividades digitais mais eficientes, transparentes, padronizadas e rastreáveis.
Como funciona uma solução para gestão de compras?
Existem diversas plataformas de e-procurement no mercado, e isso significa que seu funcionamento pode variar. No entanto, de maneira geral, a ferramenta é programada para realizar atividades de inserção, operação e de produção de dados que, normalmente, seriam feitas manualmente.
Por exemplo, sem automação, o responsável pela cotação precisa enviar dezenas de e-mails para fornecedores, coletar informações individualmente e consolidar tudo em uma planilha.
Com um sistema de compras online, por outro lado, a criação e o envio de requisições de cotação (RFQs) são automatizados. Em alguns sistemas é possível realizar leilões reversos (e-auctions), tornando a comparação entre propostas visual e dinâmica.
Essa automação agiliza todo processo, gera economia de tempo e contribui para a redução de custos na escolha da melhor oferta.
Como saber se a minha empresa precisa de uma plataforma de e-procurement?
A resposta é simples, se a sua empresa possui um setor de compras, uma plataforma de e-procurement será um grande aliado para a escalabilidade do negócio.
No entanto, existem indicadores que podem sinalizaram a urgência ou não da plataforma. Como vimos, o controle de custos é a principal preocupação dos gestores atualmente, então, o ROI da automação precisa ser interessante e rápido.
Por isso, é essencial mensurar as perdas causadas por:
- tarefas burocráticas e repetitivas;
- falta de conformidade;
- tempo gasto na correção de erros;
- custos de manutenção de sistemas legados.
De maneira resumida, se a gestão manual (planilhas, e-mails, etc.) dos processos de compra é ineficiente, onerosa, com alta taxa de retrabalho e erros, então você precisa de uma plataforma de e-procurement.
5 motivos para investir em e-procurement
Você já percebeu que uma ferramenta de e-procurement é uma ótima aliada para o crescimento do seu negócio. Afinal, o objetivo da automação é exatamente esse: fazer mais, com maior eficiência e gastando menos.
Na prática, essa meta gera uma série de benefícios para empresas de todos os nichos, confira abaixo alguns deles.
1. Ganho em produtividade
Uma das maiores vantagens da plataforma de e-procurement é justamente o aumento da produtividade. Segundo pesquisas da Gartner, Ardent Partners e Hackett Group, uma tarefa que sua equipe levaria 7 horas e 30 minutos para realizar (como uma cotação), a ferramenta consegue executar em 56 minutos.
Em apenas um processo, o de digitação, formatação e consolidação de dados de 10 propostas em planilhas, a economia de tempo é de 99%. Isso significa que, o colaborador de compras pode dedicar quase um dia inteiro a atividades mais estratégicas, produzindo mais e muito melhor.
Além disso, a automação reduz significativamente erros e retrabalho, o que nos leva à segunda vantagem…
2. Visibilidade e economia de custos
A área de compras é, normalmente, responsável por uma grande parte dos custos de um negócio. Quando o gerenciamento destes valores é feito manualmente, aumentam as chances de duplicidade, erros e demora na identificação de gargalos.
Com uma plataforma de e-procurement, todos os processos são digitalizados, permitindo que dados de performance e KPIs sejam acompanhados em tempo real. Isso reduz o tempo de resposta a ineficiências orçamentárias e aumenta a visibilidade de toda a cadeia suprimentos, garantindo decisões mais rápidas e assertivas.
A economia, no entanto, não se atém apenas à gestão direta de compras. A redução no índice de falhas, a eliminação de custos com manutenção de sistemas obsoletos e o aumento da produtividade também impactam de forma significativa (direta e indireta) na redução de custos.
De acordo com estudos do setor, empresas que adotam plataformas de e-procurement alcançam: economia é de 5% a 15% nos gastos transacionados anualmente e uma redução de até 70% no custo operacional da área de compras.
Esses números reforçam como a automação não é apenas uma tendência, mas uma estratégia essencial para competitividade e escalabilidade.
3. Aumento do potencial estratégico
Quando tarefas manuais, repetitivas, burocráticas são realizadas com eficiência por uma plataforma de e-procurement, o tempo da sua equipe fica disponível para atividades mais estratégicas.
Por exemplo, ao invés de horas perdidas no envio de pedidos, o colaborador pode se dedicar à análise de performance de fornecedores ou no mapeamento de novas oportunidades de negócio.
No dia a dia, esse ganho é um dos principais responsáveis por transformar o setor de compras de apenas transacional, ou operacional, para estratégico. Impactando positivamente toda a empresa.
4. Escalabilidade
A automação traz um benefício essencial: crescer sem aumentar custos ou complexidade. Com processos padronizados e digitais, sua empresa consegue ampliar operações mantendo a mesma estrutura, mesmo diante de maior volume de atividades.
Afinal, uma ferramenta como a Ahlex, por exemplo, acompanha esse crescimento com menos investimento do que seria necessário para expandir a equipe ou dedicar mais horas para atender a nova demanda.
5. Melhora na transparência e compliance
Um custo muito significativo para as empresas é com a falta de conformidade, que pode gerar multas e até mesmo paralisações. Isso ocorre, normalmente, pela baixa visibilidade da cadeia de compras manual já que, os processos são descentralizados e pulverizados em diferentes ferramentas não digitais.
Na contramão desta prática, as plataformas de automação, especialmente as de e-procurement, criam rastros digitais, que facilitam a visibilidade de cada etapa. Isso torna o setor mais transparente, auditável e aumenta, claro, o nível de compliance do negócio.
Motivo extra: fortalecimento da gestão de fornecedores
Por fim, não poderíamos deixar de citar o ganho direto no relacionamento com os fornecedores. Ao automatizar a comunicação, você não economiza apenas o tempo da sua equipe, mas também o de parceiros.
Além disso, a automação reduz ruídos e falhas que comprometem as interações no longo prazo. Com a transferência de inúmeras atividades para a plataforma de e-procurement, sua equipe pode se concentrar em assuntos mais críticos com atenção e cuidado, como cobranças, renegociações e estratégias de melhoria contínua.
Agora que você já conhece algumas das principais vantagens de um sistema de compras online, vamos para a parte prática?
Como escolher uma plataforma de e-procurement: passo a passo para a sua empresa
Escolher uma plataforma de e-procurement não é a tarefa mais simples. Afinal, hoje existem inúmeras soluções, com diferentes funcionalidades e valores. Para te ajudar neste processo, listamos 5 passos fundamentais para escolher a ferramenta ideal para a sua empresa. Confira!
1. Mapeamento de processos internos antes do e-procurement
O primeiro passo é mapear os processos do setor de compras. Na prática, isso significa listar cada etapa do ciclo, como:
- seleção de fornecedores;
- cotação;
- negociação de contratos;
- análise de custos;
- pesquisa e inteligência de mercado;
- requisição de compras;
- criação e envio de pedidos (PO);
- faturamento;
- pagamento;
- gestão de riscos, etc.
A melhor forma de tornar esse passo estratégico é ranquear os processos utilizando métricas de desempenho, como: índice de erros, de retrabalho, custo e importância para o setor. Desta forma, torna-se mais simples identificar quais tarefas são mais críticas na automação e, devem ter prioridade.
Conhecer o seu negócio é essencial para escolher a melhor plataforma de e-procurement que se adapta à sua demanda e respeite as engrenagens da empresa.
2. Análise de requisitos básicos
Depois de mapear e priorizar os processos de compras, é hora de definir os requisitos básicos que a plataforma de e-procurement deve atender. Esses requisitos podem variar conforme a complexidade e atuação da solução, mas, de maneira geral, os módulos básicos são:
- Gestão de fornecedores: centraliza e automatiza o cadastro, homologação, qualificação e análise de desempenho dos fornecedores com base em KPIs.
- E-sourcing: permite estruturar e enviar Requisições de Informação (RFI), de Cotação (RFQ) e de Proposta (RFP) para diversos fornecedores simultaneamente, com geração de tabelas comparativas. Fundamental para tornar a cotação e a negociação mais estratégicas.
- E-requisition e e-catálogo: formulários padronizados para pedidos de compra, catálogo digital e verificação orçamentária automática.
- Business Intelligence: com a integração de processos, a ferramenta fornece dados, relatórios e dashboards estratégicos permitindo acompanhar métricas como tempo de ciclo da compra, gasto por fornecedor e economia por negociação em tempo real.
Vale lembrar que os nomes dessas funcionalidades podem variar entre fornecedores, mas uma solução completa deve atender aos processos citados acima e oferecer escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa.
3. Análise de fornecedores de ferramentas
Por falar em escalabilidade, esse é um dos critérios fundamentais para o terceiro passo: a análise de fornecedores. Garantir que a plataforma de e-procurement escolhida vai acompanhar as mudanças de demanda do seu negócio é fundamental para garantir o maior retorno sobre o investimento.
Quanto mais tempo ela permanecer eficiente, melhor, não é mesmo?
O preço da ferramenta é importante, claro, mas o foco deve estar no retorno financeiro e operacional. Essa análise fará toda a diferença na sua transformação digital!
Outro ponto importante na hora de ponderar as vantagens de um fornecedor é o suporte. O ideal é que o fornecedor ofereça atendimento tanto na implementação da ferramenta como por toda a vida útil dela. Assim, sua equipe terá o maior proveito da solução, com mais segurança e apoio.
Por fim, coloque na lista de avaliação o potencial de integração do software de e-procurement com as demais ferramentas da sua empresa, principalmente com o ERP.
A comunicação entre esses sistemas é fundamental para as atualizações em tempo real e para a criação de dashboards integrados e precisos.
4. Teste e demonstração para a equipe
Escolhido o fornecedor que melhor atende os requisitos, chegou a hora de colocar a ferramenta de e-procurement em prática. A dica de ouro desse passo é envolver a sua equipe, quem vai utilizar a ferramenta deve testá-la antes da contratação.
Isso é importante para envolver a equipe e facilitar o processo de transição. Afinal, é uma etapa crítica e alguns colaboradores tendem a ser resistentes à mudança. Quando a usabilidade e os ganhos da solução forem demonstrados, esse passo se torna mais rápido e eficiente.
5. Decisão e implementação
Pronto! Agora os gestores já possuem todo o embasamento necessário para a tomada de decisão e implementação da nova plataforma de e-procurement. Mas atenção, o processo não é finalizado aqui, muito pelo contrário essa é uma das etapas mais críticas.
A implementação exige onboarding e treinamentos adequados para garantir o retorno máximo do investimento. A melhor dica nesse passo é acompanhar o desempenho de todos os módulos oferecidos e realizar ajustes ou substituições quando necessário.
E, não subestime o treinamento, por mais simples e intuitiva que seja a ferramenta, preparar a sua equipe para operacionalizar todas as funcionalidades de acordo com as recomendações do fornecedor é o que vai garantir o sucesso da automação.
Diferenciais da plataforma de e-procurement da Ahlex para acelerar o crescimento da sua empresa
Como vimos ao longo deste artigo, escolher a melhor plataforma de e-procurement não é simples e pode apresentar desafios. Mas, com as informações corretas e um fornecedor confiável, você transforma completamente o setor de compras, tornando-o mais estratégico, produtivo e eficiente
E escolher uma plataforma com diferenciais de excelência faz toda a diferença.
Foi exatamente o que aconteceu com a LGA Mineração. A empresa enfrentava desafios com processos manuais e falta de visibilidade. Com a Ahlex, adotou uma solução intuitiva, segura e integrada, garantindo engajamento dos usuários.
O impacto foi imediato: controle, rastreabilidade, produtividade e comunicação fluida. Resultado? Mais transparência, agilidade e confiança na operação.
Sabe como? Com os diferenciais da plataforma de e-procurement da Ahlex, como:
- Interface intuitiva e experiência do usuário otimizada.
- Integração direta com os maiores ERPs do mercado, garantindo redução de retrabalho e erros de comunicação entre setores.
- Inteligência Artificial aplicada para decisões mais rápidas e estratégicas, utilizando dados internos e análises externas para identificar oportunidades e riscos.
- Homologação e avaliação de fornecedores automatizada, liberando sua equipe para atividades de maior valor.
- Solicita: digitalização e organização do processo de requisições internas, trazendo muito mais agilidade e produtividade.
- Foco na performance financeira com antecipação de recebíveis, para otimizar fluxo de caixa.
- Visão estratégica com BI, oferecendo dashboards e gráficos em tempo real para decisões embasadas.
- Suporte especializado durante implementação e operação, garantindo segurança e aproveitamento máximo da solução.
- Escalabilidade para acompanhar o crescimento do negócio, sem aumento proporcional de custos.
Fale com um de nossos especialistas, agende uma demonstração gratuita e descubra como a plataforma de e-procurement da Ahlex pode acelerar o crescimento da sua empresa, reduzindo custos, aumentando a produtividade e garantindo decisões mais estratégicas!
