A automação de compras não é sinônimo de economia e sim de estratégia!
A maioria dos líderes investe em tecnologia para reduzir o tempo de operações e custos provenientes de dezenas de planilhas descentralizadas e ineficientes. Mas essa visão pode afetar negativamente a transformação digital do seu negócio por limitar o acesso às reais vantagens das ferramentas.
Você sabia que os gestores internacionais das principais empresas do mundo tratam a automação de uma forma muito mais estratégica? Eles a utilizam para solucionar um dos problemas mais caros da cadeia logística: a falta de confiança e transparência entre parceiros.
Mas isso significa que a automação do processo de compras não vai trazer mais economia para o setor?
Muito pelo contrário!
Com a visão, as ferramentas e os parceiros certos, a redução de custos será ainda maior! Afinal, o alto custo da operação de gestão não automatizada de fornecedores pode não aparecer no balanço, visto que estamos falando de:
- cálculos ineficientes de estoque,
- excesso de etapas burocráticas para segurança e auditoria,
- bloqueio da inovação por falta de confiança no fornecedor
- baixa lealdade na relação comercial,
- preços com margens de segurança maiores.
Por que isso importa?
Automação não apenas agiliza processos, ela fortalece a relação com fornecedores, aumenta a transparência e cria um ambiente colaborativo que reduz riscos e custos.
Neste artigo, vamos explicar o que é automação de compras e como torná-la ainda mais estratégica para a sua empresa. Continue lendo e descubra como transformar sua área de compras em um diferencial competitivo!
O que é automação de compras e como ela funciona?
A automação de compras é o uso de tecnologia para executar tarefas, gerenciar processos e gerar dados valiosos para a operação de procurement. Para isso, utilizamos softwares e ferramentas que substituem planilhas, e-mails de consulta e aprovação manuais.
As soluções variam conforme o investimento e os objetivos da empresa.
Os maiores retornos financeiros e estratégicos estão naquelas que utilizam computação em nuvem, inteligência artificial (IA) e machine learning, como o e-procurement da Ahlex.
Os objetivos principais da automação de compras são:
- centralizar informações de todos os processos do setor,
- integrar áreas para aumentar a comunicação entre operações,
- automatizar tarefas que não exigem intervenção humana total
Para isso, as soluções devem conectar, principalmente, requisitante, comprador e fornecedor. Por exemplo, por meio do portal do fornecedor, ele pode atualizar informações sobre produtos, preços e certificados, além de visualizar pedidos e anexar contratos ou notas.
Para o comprador, a empresa pode criar requisitos mínimos para aprovações de compras automatizadas. Assim, o pedido é enviado sempre que cumprir as regras desenvolvidas, sem ter que esperar por horas ou dias para um gestor avaliar cada informação de processos comuns à rotina da empresa.
Com os mecanismos de comunicação em tempo real e o alto potencial de rastreabilidade e aprendizado das ferramentas, inúmeros dados são coletados em cada etapa do ciclo. Facilitando, assim, o trabalho dos gestores, que podem analisar performance, gargalos e oportunidades de maneira mais estratégica.
Por fim, a integração com sistemas financeiros, como ERP, permite que a etapa de pagamento ocorra rapidamente, com o envio automático de dados, datas e previsões de parcelamento ou quitação.
Por que a gestão manual é um risco para sua empresa?
“Minha empresa opera de maneira manual, sem automação de compras, e não vejo razão para gastar dinheiro com isso agora!”
Segundo dados recentes, a falta de automação pode gerar uma carga de trabalho manual até 40% maior. Isso impacta diretamente o custo com folha de pagamento e reduz a capacidade da sua equipe, que passa mais tempo corrigindo erros e preenchendo planilhas em vez de negociar e inovar.
E as perdas não param por aí. Além do alto índice de erros e retrabalho, a gestão manual é extremamente arriscada no cenário atual. Confira alguns dos principais riscos para o seu negócio.
- Maior exposição a fraudes
A inserção e a captura manuais de dados podem conter erros não intencionais, difíceis e demorados de detectar. Agora imagine se esses erros forem fruto de fraudes.
Planilhas, documentos e informações sem rastreabilidade podem ser facilmente adulteradas.
Por exemplo, um funcionário pode criar um fornecedor fictício, aprovar pedidos e até confirmar o envio de notas fiscais sem qualquer verificação. Dependendo do valor e do volume das transações, a fraude só será descoberta depois do prejuízo.
Inclusive, segundo relatório da ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), as fraudes em compras e faturamento podem levar, em média, 14 meses para serem identificadas.
Além disso, a descentralização da gestão manual de compras também é um combustível para fraudes. Toda a comunicação fica espalhada em e-mails, visitas presenciais, telefonemas e outros meios sem rastreio, permitindo confusão e manipulação de informações.
- Dependência do conhecimento individual
Você provavelmente, já viu ruir projetos e negociações importantes quando a pessoa da equipe responsável por eles se afasta da empresa.
A rotatividade de pessoal em uma gestão manual é extremamente arriscada para o desempenho do setor de compras. Toda a comunicação, informações debatidas e coletadas, assim como o caminho que o colaborador precisou percorrer, pode ser completamente perdido. Afinal, essa jornada é registrada por ele mesmo, muitas vezes em um computador ou planilha pessoal.
Conhecimento, estratégia e relacionamentos não podem ser individuais. Se a empresa depende de um único colaborador, qualquer afastamento paralisa projetos e compromete resultados.
- Menos eficiência, mais lentidão e maiores custos
Este é um dos riscos mais fáceis de identificar, basta analisar o desempenho da sua equipe e o índice de erros e retrabalho. Sem a automação de compras, o time dedica tempo a atividades repetitivas e pouco estratégicas, tornando o ciclo muito mais lento e custoso para a empresa.
E pior, os erros causados por sobrecarga, desatenção ou falta de conhecimento afetam diretamente a imagem da empresa e sua autoridade, gerando perdas imensuráveis.
Sem contar, claro, o impacto e o custo de manter sistemas e estruturas legadas, que não são mais eficientes e possuem altos gastos com manutenção.
- Ruídos na comunicação com fornecedores
Por fim, um risco pouco falado, mas que pode gerar grandes prejuízos para a imagem e para o financeiro da sua empresa: gargalos na comunicação com fornecedores.
Na gestão manual, sem automação de compras, informações são transmitidas e interpretadas de formas diferentes. Sem padronização, o seu comprador pode esquecer dados, confundir fontes ou perder partes importantes da comunicação pelos diversos canais: WhatsApp, email, telefone, entre outros.
O problema se agrava quando há conversas informais não registradas.
Neste caso, as consequências podem ser mais graves, como erro de registro de preços, descontos, prazo de entrega e especificações do produto.
Essas inconsistências afetam diretamente o relacionamento com fornecedores e podem gerar perdas financeiras e atrasos.
Como vimos, a gestão manual pode trazer muitos riscos para o seu negócio. Mas quais são as reais vantagens da automação? Confira a seguir!
6 Vantagens da automação de compras
Estudos recentes da Gartner para 2026, sugerem que soluções de automação de compras se pagam, em média, em menos de 18 meses. Já os ganhos de investir em automação de compras extrapolam e muito o retorno financeiro.
Como mencionamos no começo deste artigo, muitos benefícios não são mensuráveis ou quantitativos de maneira direta. Contudo, todos eles geram ganhos importantes para a empresa, tais como:
- Workflow automatizado e estratégico – O software de compras cria uma rotina automatizada com regras pré-estabelecidas. O que facilita o fluxo de trabalho e permite o foco apenas na identificação de ações fora do padrão.
- Comunicação centralizada – A comunicação é um dos pontos mais beneficiados pela automação. Com um canal único, minimizando ruídos, perdas de informações e falhas de registro.
- Integração bidirecional com ERP e a estrutura tecnológica atual – Boas ferramentas de automação de compras devem ser integráveis, principalmente com sistemas financeiros. Isso garante que o fluxo do pedido até o pagamento e o controle de estoque ocorram de maneira fluida e eficiente.
- Trilha de dados, visibilidade de informações e setor de compras completamente auditável – A automação de compras cria um rastro digital, ou seja, todas as operações podem ser rastreadas. Isso torna o setor muito mais auditável, afinal, os processos são registrados e podem ser acessados a qualquer momento, contendo hora, data e quem efetuou cada ação.
- Gestão de risco muito mais eficiente – Com dados e análises em tempo real aumenta-se a previsibilidade da cadeia de compras. Desta forma, é possível identificar ameaças e ineficiências antes que elas se tornem um real problema para a empresa.
- Acompanhamento em tempo real da performance dos fornecedores – Com gráficos e indicadores é possível monitorar atrasos, oscilações de preços, comunicação com fornecedores e falhas na entrega. Isso melhora o tempo de resposta a gargalos de performance do fornecedor.
Como uma plataforma de compras fortalece o relacionamento com fornecedores?
Os ganhos da automação de compras vão além do financeiro, performance e escalabilidade, mas também fortalecem o relacionamento com clientes e fornecedores. Afinal, com a integração e o rastro digital, construímos cadeias muito mais transparentes, com processos atualizados em tempo real e comunicação dinâmica.
Esse cenário permite que o fornecedor tenha acesso fácil e rápido aos pedidos, confira informações importantes e envie r orçamentos e prazos com muito mais eficiência, sem os perigos dos ruídos de comunicação. Afinal, temos uma comunicação muito mais rápida, registrável e em tempo real.
Isso é fundamental para garantir que o combinado seja realizado por ambas partes, minimizando, assim, possíveis conflitos.
Outro ponto fundamental para fortalecer o relacionamento com os fornecedores é a previsibilidade gerada pela automação de compras. Quanto mais padronizados e automatizados os processos, mais fácil será a atuação preditiva do fornecedor e do comprador.
Seja na oferta de produtos, na identificação prévia de atrasos, nas oscilações de preços e até mesmo na queda de performance de um parceiro. Afinal, boas ferramentas tecnológicas permitem a análise de tendência, com relatórios de Business Intelligence (BI), que detectam antecipadamente oportunidades e ameaças.
Pronto! Agora que você já conhece a teoria da automação de compras, vamos à prática!
Automação de compras: 3 passos para iniciar a transformação digital
A automação de compras não é um processo simples, ela demanda planejamento e preparação tanto no processo de decisão quanto de transição. Afinal, a ideia é transformar processos já habituais e rotineiros para toda a equipe.
Decisões tomadas sem embasamento e preparação podem comprometer o sucesso da automação. Para te ajudar nesse processo, listamos 3 passos básicos para iniciar a transformação digital!
1. Faça um mapeamento da sua empresa
Essa é uma etapa fundamental para qualquer mudança estrutural: conhecer profundamente todos os processos de compras e, principalmente, o seu desempenho. Ou seja, estamos falando de analisar indicadores de performance, como índice de erros, retrabalho, tempo do ciclo de compras, atrasos, entre outros.
Com o mapeamento em mãos, priorize processos de acordo com a sua urgência, considerando aqueles que terão maior impacto e retorno.
Para empresas com operação majoritariamente manual, essa etapa é um pouco mais complexa, mas não pode ser ignorada. Ao realizar o mapeamento é possível visualizar quais áreas estão mais críticas e demandam automação imediata e, quais precisam de mais tempo para a preparação.
2. Escolha os requisitos básicos focados nas metas, objetivos e expectativas
Depois de mapear os processos e identificar as ineficiências, você estará preparado para analisar as opções disponíveis no mercado. Lembre-se: cada problema do setor de compras tem uma solução digital e elas devem constar como requisitos básicos da solução escolhida.
Por exemplo, se o principal gargalo do seu negócio é o relacionamento com o fornecedor (alto índice de atrasos, baixa performance, alta rotatividade, erros de comunicação), então é fundamental que a ferramenta de automação de compras tenha um portal do fornecedor. Preferencialmente com recursos de Business Intelligence (BI).
Se o ciclo de compras é muito longo, você precisa de funcionalidades que transformam automaticamente as solicitações internas em processos de cotação, que podem ser analisados e aprovados em poucos cliques.
Ah! Construa uma lista colaborativa com todos os gestores para listar os problemas e as soluções esperadas. Esse passo será essencial no pós-implementação, para verificar se a plataforma escolhida atende às expectativas.
3. Busque por um fornecedor que otimize o processo de transição
Mesmo que a ferramenta escolhida atenda a todos os requisitos básicos listados no passo anterior, ela pode não ser a plataforma ideal. Isso porque uma das etapas mais delicadas da automação de compras é a transição.
Estamos modificando processos rotineiros, conhecidos por toda a equipe, ainda que ineficientes. Se o fornecedor da plataforma não oferece um plano de transição estruturado e suporte contínuo, as chances da sua transformação digital gerar o retorno esperado são grandes.
Dúvidas surgirão e o suporte adequado é indispensável para treinar e capacitar o time para utilizar as funcionalidades da nova ferramenta.
Essa é, inclusive, uma das maiores preocupações da Ahlex!
Por que a Ahlex é o parceiro ideal para iniciar a automação de compras e fortalecer a relação com fornecedores?
O objetivo principal do software da Ahlex é simplificar o processo de compras com tecnologia que integra e agiliza cada etapa. Para isso, a plataforma automatiza tarefas como cotação, comparação de preços, aprovações e emissão de pedidos, tudo de forma integrada, com mais rapidez e precisão.
Com essa automação, sua equipe ganha tempo para se dedicar a processos mais críticos, especialmente no relacionamento com fornecedores. Assim, é possível investir energia em comunicações mais críticas, fortalecendo parcerias e garantindo melhores resultados para o negócio.
E como a Ahlex entrega tudo isso, na prática?
Por meio de uma plataforma completa de e-procurement, que reúne tecnologia avançada e suporte especializado. Confira alguns recursos que fazem a diferença:
- Avaliação de fornecedores: solução que acompanha em tempo real a performance de parceiros e coleta dados para construir relatórios de desempenho, com critérios mensuráveis como qualidade, prazo de entrega, atendimento, preços e conformidade. Assim, seus gestores podem identificar oportunidades e ameaças rapidamente e tomar decisões muito mais estratégicas.
- Homologação de Fornecedores: ferramenta de automação de compras para organizar e validar o cadastro de parceiros comerciais. Na prática, ela avalia documentos, históricos e requisitos legais para garantir conformidade com as normas atuais, tornando todo o processo mais rápido, seguro e auditável.
Com esses recursos, sua empresa conquista visão clara do desempenho dos fornecedores, seleciona parcerias mais estratégicas e toma decisões rápidas com base em dados confiáveis. Além de garantir a qualidade, com o controle e a análise em tempo real sobre padrões de entrega e serviço. E muito mais eficiência, afinal, a plataforma da Ahlex permite tomadas de decisões mais rápidas embasadas em informações confiáveis.
Conte com a Ahlex para iniciar sua automação de compras com segurança e eficiência. Nosso objetivo é eliminar retrabalho, oferecer controle total e conectar compradores e fornecedores com tecnologia que acelera decisões.
Fale com um de nossos especialistas, agende uma demonstração gratuita e descubra quanto sua empresa pode economizar e fortalecer o relacionamento com fornecedores!
