O RPA em compras aliado ao potencial da Inteligência Artificial está transformando um setor que antes atuava praticamente como um centro de custos em um pilar estratégico de resiliência financeira.
Segundo estudos recentes da Deloitte, com empresas líderes em automação, 96% delas afirmam ter atingido ou superado metas de economia de custos com ferramentas como RPA e IA.
E a economia não se limita ao orçamento: o The Hackett Group aponta que a tecnologia pode reduzir em até 60% o tempo de processamento de tarefas manuais.
Isso acontece porque o RPA elimina etapas repetitivas, acelera a conferência e estruturação de dados e reduz retrabalhos causados por falhas de preenchimento. A mesma pesquisa indica uma queda de até 90% nos erros manuais quando processos são automatizados.
Na prática, investir em RPA significa resolver a principal tensão do setor: como ser estratégico enquanto lida com uma grande demanda operacional e burocrática?
Com uma ferramenta capaz de executar, de forma autônoma, tarefas não estratégicas para o setor de compras é uma das formas mais eficazes de conquistar economia, escalabilidade e produtividade.
Vamos entender melhor o que é RPA em compras e como utilizar essa solução da maneira correta?
O que é RPA em compras?
O RPA em compras (Robotic Process Automation) é uma tecnologia que utiliza “robôs” de software para automatizar tarefas repetitivas, operacionais e baseadas em regras, muito comuns no processo de compras. Na prática, o RPA executa atividades que antes exigiam intervenção humana, liberando o time para funções mais estratégicas.
Diferente de outras automações, o RPA atua diretamente na interface de sistemas como plataformas de e-procurement, ERPs, sites e planilhas, seguindo fluxos definidos pela empresa.
Para isso, são criados scripts inteligentes capazes de interagir com diversos ambientes digitais da mesma forma que um usuário faria. Com essa tecnologia, é possível automatizar ações como:
- preencher formulários;
- clicar em botões e menus;
- escanear, copiar e validar dados;
- mover arquivos entre pastas e sistemas;
- registrar informações;
- enviar solicitações ou atualizações de orçamento.
Diferentemente do que o nome sugere, não se trata de um robô humanoide que opera máquinas físicas, mas de uma ferramenta que se conecta aos sistemas utilizados pela empresa para torná-los mais inteligentes e autônomos.
Diferença entre automação convencional e RPA
Essa é uma dúvida comum quando se fala em RPA em compras. Afinal, tanto o RPA quanto a automação convencional têm o mesmo objetivo: tornar os processos mais eficientes. Mas a forma como cada um faz isso é bem diferente.
Na automação convencional, normalmente há uma mudança estrutural no processo. Isso significa substituir atividades manuais por um sistema dedicado, muitas vezes exigindo integrações complexas via API ou a implantação de um novo software que passa a executar toda a rotina.
O RPA, por outro lado, não exige alterações profundas na infraestrutura. Ele funciona como uma camada adicional de automação que opera sobre os sistemas já utilizados pela empresa, como plataformas de e-procurement, ERPs e planilhas, simulando a ação humana na interface.
Ou seja, enquanto a automação tradicional modifica o processo, o RPA se adapta ao processo existente.
Essa tecnologia se apoia em três bases principais que garantem sua eficiência e flexibilidade. Confira a seguir.
3 pilares do RPA que otimizam processos de compras: eficiência, precisão e escalabilidade
Quando falamos em RPA em compras, três pilares sustentam o impacto dessa tecnologia no dia a dia do setor: eficiência, precisão e escalabilidade.
1. Eficiência
O primeiro pilar é a eficiência. O RPA permite executar mais tarefas em menos tempo e com menos recursos.
Enquanto um colaborador pode levar até 30 minutos para processar um pedido manualmente, um robô de automação faz a mesma atividade em menos de um minuto, seguindo um fluxo contínuo e sem pausas.
2. Precisão
A eficiência se conecta diretamente ao segundo pilar: a precisão.
O RPA opera com base em scripts e regras pré-definidas, garantindo que a leitura, extração e inserção de dados aconteçam de forma padronizada e sem erros manuais.
Isso elimina falhas de digitação, divergências de preenchimento e inconsistências que geram retrabalho dentro do processo de compras.
3. Escalabilidade
O terceiro pilar, e talvez o mais importante para empresas em expansão, é a escalabilidade. Tarefas repetitivas que já consomem tempo em pequenas empresas se tornam um gargalo ainda maior em negócios que crescem rápido.
Atividades como preencher múltiplas planilhas, solicitar cotações individualmente ou comparar dezenas de propostas tornam-se inviáveis de maneira manual.
Com o RPA, essas ações são realizadas sem intervenção humana, permitindo que o volume de trabalho aumente sem ampliar a equipe na mesma proporção.
Por que esses pilares importam?
A combinação desses três pilares transforma o RPA em um gerador de valor estratégico para o setor de compras, tornando processos mais ágeis, consistentes e escaláveis.
Além disso, existem dois modelos principais de RPA que se adaptam às necessidades do setor:
- RPA assistido: executa ações sob comando humano em tempo real;
- RPA não assistido: opera de forma totalmente autônoma, seguindo fluxos pré-programados.
Essa flexibilidade é um dos grandes motivos da popularização do RPA em soluções de e-procurement e automação de compras.
Por que o RPA está ganhando espaço no procurement?
Como vimos, o RPA em compras é um grande facilitador para resolver cenários reais do dia a dia do comprador, tais como:
- conferência de notas fiscais,
- cadastro e atualização de produtos e fornecedores,
- preenchimento e manutenção de planilhas de controle;
- solicitações e acompanhamentos operacionais;
- padronização e validação de dados usados em cotações.
Além, claro, de diminuir muito o índice de erros por falhas humanas, evitando retrabalho e horas dedicadas a atividades de baixo potencial estratégico. Desta forma, sua equipe pode direcionar sua energia para atividades estratégicas, como negociação, análise de oportunidades e relacionamento com fornecedores.
Outro ponto crítico é que o volume de demandas cresce continuamente, enquanto os times permanecem enxutos. Ainda assim, a automação do setor de compras costuma ser tratada como prioridade secundária, apesar de sua relevância comprovada para economia e faturamento.
Nesse cenário, o RPA se destaca por solucionar deficiências comuns a empresas de diferentes portes, oferecendo uma solução adaptável à realidade de cada negócio. E, claro, atuando diretamente nos pontos de maior impacto.
Mas, na prática, o que exatamente já pode ser automatizado hoje?
RPA em compras: exemplos práticos
A alta flexibilidade e poder de adaptação de Robotic Process Automation garante ótimos retornos em inúmeras áreas industriais e comerciais. A realidade é que o RPA pode ser inserido em qualquer setor que lide com muitas tarefas manuais, grandes volumes de dados e processos baseados em regras.
Por exemplo, nas áreas de contabilidade e do financeiro, o RPA é capaz de fazer a extração automática de dados de faturas e agendar pagamentos no ERP. Assim como emitir notas fiscais e gerar relatórios de conformidade para órgãos reguladores.
No RH, é utilizado para executar atividades administrativas, como criação de e-mails, registro em sistemas de benefícios e cruzamento de dados de jornada de trabalho.
No setor de compras, sua aplicação é especialmente relevante em processos burocráticos e repetitivos. Isso inclui desde a seleção de fornecedores até a geração de relatórios de desempenho.
Veja quais operações, hoje, podem ser realizadas pelo RPA em compras:
Automação da conferência de notas fiscais e pedidos
Entre as tarefas mais repetitivas do setor de compras, a conferência manual de notas fiscais e informações de pedidos está entre as que mais consomem tempo e geram retrabalho, especialmente à medida que a empresa cresce.
Com o RPA em compras, esse processo passa a ser executado automaticamente. O robô verifica cada campo da nota, confere se os dados seguem o padrão definido e valida se ela corresponde ao pedido correto. Isso reduz erros, acelera o fluxo e garante maior conformidade nas operações.
Atualização automática de cadastros de fornecedores
Com a programação correta, o robô do RPA é capaz de manter os dados cadastrais de fornecedores atualizados ao visitar periodicamente sites governamentais e órgãos reguladores, como a Receita Federal, por exemplo.
Com isso, ele pode baixar certidões e verificar a situação de cada um dos fornecedores. Caso haja incoerência, a ferramenta emite um alerta, envia uma solicitação de atualização ao fornecedor ou realiza as alterações necessárias, a depender do script registrado.
Na prática, isso diminui erros de ruídos para pagamento, atrasos em pedidos e risco de compliance.
Geração de relatórios e indicadores de compras
Uma das aplicações mais valiosas do RPA em compras é a capacidade de gerar relatórios e oferecer indicadores de desempenho. Para isso, a solução opera como um integrador, unificando dados de diferentes sistemas (ERP, financeiro e e-procurement), planilhas etc.
A depender da sua escolha, o RPA também consegue realizar cálculos de indicadores, como Saving e Lead Time, por exemplo.
E o melhor: ao finalizar esses relatórios, ele pode ser configurado para enviá-los por e-mail periodicamente. Gerando, assim, uma economia de tempo muito significativa para gestores e equipe de BI. Sem contar o ganho de efetividade!
Benefícios do RPA para a gestão de compras
Abordamos durante este artigo diversas aplicações do RPA que otimizam os processos de compras. E isso gera uma série de benefícios para diversas etapas da cadeia, tais como:
- Redução de custos operacionais – essa vantagem atua em duas frentes importantes: queda no custo por transação e de despesas com multas e juros. Ao automatizar as operações de compras, a empresa consegue fazer mais com menos recursos. Também diminui a probabilidade de atrasos e falta de conformidade por falhas.
- Aumento da produtividade da equipe de compras – o setor acumula tarefas de baixo valor agregado e burocráticas que, sem tecnologia, ficam a cargo da equipe. Com o RPA em compras, essas funções são realizadas automaticamente, liberando a equipe para ações mais estratégicas. Ela não trabalha menos, trabalha melhor!
- Maior precisão e redução de erros humanos – É natural desvio de atenção quando há sobrecarga de trabalho e atividades que não demandam muita atenção, ou seja, que são realizadas no automático. O RPA não tem esse problema, ele executa estas tarefas com padronização e sem equívocos.
- Melhoria na tomada de decisão baseada em dados – o RPA é capaz de extrair dados de diversos sistemas, atuando de maneira integrada. Desta forma, permite aos gestores planejar e executar operações baseadas em dados reais sobre gastos, performance, flutuações, etc.
- Redução do Lead Time de suprimentos – este é um dos principais indicadores afetados positivamente pelo RPA em compras. Isso se deve ao excesso de tempo ocioso no ciclo pela alta burocracia e processos não integrados. Uma etapa demora a finalizar na espera de análises, autorizações e confirmações manuais. Com o RPA os processos se tornam mais fluidos.
- Visibilidade de dados em tempo real para negociações – por fim, um dos benefícios com maior impacto no faturamento da empresa. Quanto mais informação e mais atualizadas elas forem, maior o poder de negociação. Afinal, os gestores terão em mãos dados valiosos como: variação de preço, índice de atrasos, qualidade, histórico do fornecedor e muito mais.
É inegável que a automação pelo RPA em compras oferece inúmeras vantagens para as empresas. Mas será que ela é indicada para todas? Veja abaixo!
Quando implementar RPA na área de compras?
Se a equipe dedica grande parte do tempo a planilhas, conferência de documentos e tarefas administrativas, é um indicativo claro da necessidade de investir em RPA em compras.
Isso significa que, para empresas que buscam escalabilidade, o RPA é uma das estratégias com melhor relação custo-benefício.
Afinal, a ferramenta pode ser implementada de forma gradual, priorizando processos que geram maior impacto em eficiência e retorno financeiro.
Mas por onde começar?
Como implementar RPA em processos de compras?
O RPA é uma solução de rápida implementação, porque ela atua no template de outras soluções tecnológicas. Mas isso não significa que ela pode ser realizada sem planejamento.
Para te ajudar neste processo, listamos passos básicos para incluir o RPA em compras com segurança e efetividade.
1. Mapeamento e padronização dos processos
O primeiro passo para implementar RPA em compras é mapear etapas e processos do setor. Isso facilita a visualização completa da cadeia e é fundamental para o passo dois.
A padronização também é um ponto fundamental para garantir a eficiência do RPA. Afinal, ele funciona com base em regras fixas, mas compras têm muitas situações que fogem do script, como:
- exceções em pedidos,
- negociação com fornecedores,
- análise de contexto,
- interpretação de dados incompletos.
Ele, diferente da Inteligência Artificial ou Machine Learning, não se adapta em tempo real, ele segue regras. Por isso, quanto mais padronizados forem os processos, menores as chances de falhas na execução do RPA.
2. Identificação de processos elegíveis para automação
Com o mapeamento em mãos, é possível identificar os principais gargalos do setor de compras baseado na análise de indicadores de performance. KPIs negativos exigem maior urgência na automação e devem ser priorizados.
Na prática, os processos mais ineficientes tendem a oferecer o melhor retorno com automação, tanto em economia quanto em produtividade.
3. Escolha da tecnologia e dos parceiros certos
Por fim, e um dos passos mais importantes para a segurança da implementação: a escolha dos fornecedores corretos.
O RPA fará parte da estrutura tecnológica e se integrará a operações sensíveis, pesquisar o parceiro ideal, que garanta níveis de proteção, com certificados comprovados e condutas éticas evita que você coloque toda a empresa em risco.
Mas isso não basta, também é preciso analisar se a ferramenta é adaptável, que seja capaz de escalar junto com a demanda e a estrutura do negócio. E, claro, que ofereça suporte adequado, além das funcionalidades adequadas para otimizar o setor de compras.
A Ahlex atende a todas essas demandas, confira a seguir!
Como a Ahlex pode apoiar a automação dos processos de compras?
A automação com o RPA em compras é um passo muito importante na transformação digital da sua empresa e a expertise de um bom fornecedor é o que trará os resultados esperados. A tecnologia não é capaz de otimizar os processos de compras sozinha, é fundamental saber operá-la.
O maior objetivo da Ahlex é compreender o seu negócio para oferecer as soluções coerentes aos seus problemas reais.
Mas como fazemos isso na prática?
Automação inteligente aplicada à realidade do procurement
A prática de transformação tecnológica da Ahlex é baseada na automação contextualizada, atendendo às urgências específicas de cada modelo de negócios.
Existem empresas que possuem um quadro fixo de poucos fornecedores, fazer a cotação de pedido torna-se muito mais simples, correto? Mas e aquelas que possuem um banco mais flutuante?
O RPA da Ahlex também consegue atendê-las com o modelo de automação estruturado em filtros por CNPJ, famílias, produtos e fornecedores vinculados. As cotações recebem o start em tempos pré-programados e são enviadas aos fornecedores sem ação humana.
Isso é possível graças à combinação entre Inteligência Artificial e uma plataforma flexível.
Integração entre RPA, dados e gestão estratégica de compras
A ideia da plataforma da Ahlex é garantir que o RPA não seja apenas uma ferramenta que executa tarefas e sim um combustível para tornar todas as demais estratégias mais eficientes e menos custosas.
A melhor forma de fazer isso é garantir a integração total da solução com a infraestrutura tecnológica da sua empresa. Desta maneira, todas as informações valiosas serão filtradas e podem ser utilizadas em estratégias futuras, criando um ecossistema que se auto alimenta.
Resultado?
Mais produtividade, ganho de escalabilidade, aumento do potencial competitivo e menos custos!
Pronto para transformar seu procurement em um setor eficiente e estratégico? Agende uma demonstração com a Ahlex e descubra como a automação inteligente pode potencializar seus resultados.
