Você sabia que, sem a automação do processo de compras, sua equipe pode estar desperdiçando mais de 50% do tempo diário em tarefas operacionais? Atividades como processamento de pedidos, administração de contratos e acompanhamento consomem horas preciosas que poderiam ser dedicadas a decisões estratégicas.
Segundo o levantamento realizado pelo The Hackett Group, um time de compras ocupa de 60 a 70% do horário de trabalho com atividades transacionais de source-to-pay que poderiam ser realizadas pela automação do processo de compras.
E esse desperdício também inclui gestores e analistas, que alocam de 50% a 60% do seu tempo e recurso em tarefas de acompanhamento e busca de informações.
Essas estimativas são mais expressivas em empresas que ainda utilizam planilhas e processos manuais para realizar atividades simples, que não possuem ligação direta com o core do negócio.
Ou seja, você investe muito para selecionar os melhores colaboradores para o seu time, mas eles permanecem em processos transacionais com baixo valor. Ao invés de focarem em inovação, prospecção, gestão e resiliência da cadeia de suprimentos.
O resultado? Menor potencial de crescimento, baixa eficiência e custos elevados no setor de compras.
Com a nova onda de automação do processo de compras, o hiato competitivo se tornará ainda maior. Afinal, a expectativa é de que essa nova onda tenha o potencial de tornar a função de compras de 25 a 40% mais eficiente, principalmente com a popularização da Inteligência Artificial.
Investir em automação do processo de compras é essencial para empresas de todos os portes e segmentos. Quanto antes você começar, maior será a economia e mais rápido conquistará o diferencial competitivo que seu negócio precisa!
Vamos entender melhor como funciona a automação de compras e como dar início a esse processo?
O que é e como funciona a automação do processo de compras?
A automação do processo de compras consiste em utilizar tecnologias digitais para controlar e executar todas as etapas do ciclo de aquisição, desde o sourcing até o pagamento e o monitoramento de resultados.
A ideia, portanto, é utilizar soluções capazes de tornar o fluxo de trabalho digital, sem inúmeras planilhas e uma infinidade de papel. E mais, quando integrada em outros sistemas, a automação fornece dados valiosos e estratégicos que apoiam a tomada de decisão em diferentes áreas da empresa.
Na prática, as ferramentas mais utilizadas na automação de compras, seja em conjunto ou separadamente, são:
- e-sourcing: solução para identificar, avaliar e contratar fornecedores;
- automação robótica de processos (RPA): “bots" para criar pedidos, monitorar estoque e cotar preços;
- e-procurement: solução que automatiza todo o setor de compras;
- Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR): extração e digitalização automática de dados de documentos como faturas, notas fiscais e recibos;
- assinaturas eletrônicas: utilizada para firmar acordos e contratos digitalmente;
- Contract lifecycle management (CLM): software voltado para a automação e centralização de etapas do ciclo de contratos, desde a negociação até a renovação ou encerramento.
Em resumo, estamos falando de soluções tecnológicas que envolvem, Inteligência Artificial, machine learning, cloud computing e robôs, capazes de eliminar tarefas repetitivas e manuais, aumentando a eficiência e reduzindo erros no setor de compras.
Como podemos notar, as ferramentas de automação do processo de compras visam otimizar tarefas que não demandam o capital humano. E o melhor, com mais agilidade e menos erros. Desta forma, sua equipe pode focar em ações mais estratégicas, como negociação com fornecedores, gestão de riscos, inovação, etc.
E isso, claro, torna o setor de compras muito mais eficiente, transparente, preciso e escalável.
Antes de aprofundarmos nos ganhos da automação de processo de compras, vamos responder às perguntas mais frequentes sobre o tema, confira!
Principais dúvidas sobre automação de processos de compras
A evolução da tecnologia pode assustar, afinal estamos falando de inovações que transformam atividades comuns do dia a dia, que, apesar da ineficiência, já são naturais para as empresas.
É natural, portanto, que haja receio e dúvidas a respeito, para te ajudar a dar os primeiros passo na automação com mais segurança, respondemos algumas das principais dúvidas sobre o tema:
1. A automação vai substituir minha equipe?
Essa é uma pergunta complexa, porque dificilmente cargos são substituídos completamente, mas algumas funções, sim, principalmente as mais repetitivas. Hoje, por exemplo, as atividades de inserção de dados, rastreamento e checagem manuais já podem ser completamente transferidas para ferramentas digitais.
Segundo alguns artigos de McKinsey e Deloitte, a ideia da automação é reorientar (upskilling) a força de trabalho, tornando-a mais estratégica e menos transacional.
2. Qual a média do ROI de investir na automação de processos de compras
O retorno sobre o investimento é uma métrica fundamental para análise de viabilidade, e ela pode variar muito a depender das ferramentas e do processo escolhidos. Mas, de acordo com inúmeras pesquisas sobre o tema, o ROI da automação costuma ser alto e relativamente rápido.
De acordo com estudos de mercado, projeções realistas indicam um ROI entre 300% a 500%, em 18 a 36 meses após a implementação. Outros, mais otimistas, afirmam que o ROI pode chegar a mais de 700%, durante o uso da ferramenta.
3. Minha equipe e os fornecedores precisarão de treinamento específico?
Sim, para utilizar todo o potencial da automação do processo de compras, o ideal é que todos os colaboradores que irão operacionalizar as ferramentas sejam apresentados às funcionalidades e treinados.
Por isso, escolha soluções robustas, mas intuitivas, que ofereçam alta usabilidade e reduzam a necessidade de treinamentos complexos.
4. Quais áreas são mais críticas para começar a automação?
De maneira geral, as áreas mais críticas que precisam de automação são aquelas com maior volume de processos manuais ou alto potencial de digitalização, como:
- processamento de faturas e contas a pagar;
- análise manual de gastos, preços e prazos;
- gestão e onboarding de fornecedores.
Agora que você já sabe o que é automação do processo de compras e como ele funciona, vamos analisar as principais vantagens de investir em boas soluções.
Quais os 5 principais ganhos da automação?
A automação traz impactos diretos na redução de custos, aumento da eficiência e escalabilidade. De acordo com estudos da Deloitte, a automação inteligente pode levar a uma redução de custos operacionais de 30% a 60%.
Isso acontece porque a empresa economiza com a manutenção de sistemas legados e agiliza a identificação de gargalos de gastos. Além, claro, do impacto no controle de riscos e custos de não-conformidade, otimizado pelo aumento da transparência e resiliência do setor de compras.
Mas os benefícios não param por aí, veja só:
1. Padronização de processos
A utilização de ferramentas de automação determina um fluxo digital de processos, que deve ser seguido por todos os operadores. Estabelecendo, portanto, uma padronização e reduzindo a interferência manual.
Desta forma, evitamos conflitos de dados e ações. Além de aumentar o potencial de escalabilidade do seu negócio, eliminando a necessidade de dezenas de abas e pastas no Excel.
Por que planilhas limitam a escalabilidade e como a automação resolve isso?
Utilizar planilhas, hoje, é como tentar se comunicar com um fornecedor por carta. Parece exagero? Talvez. Mas estamos falando de duas soluções ultrapassadas. A única diferença é que muitas empresas ainda mantêm o uso de planilhas como parte da rotina.
Planilhas são ótimas aliadas, mas não são capazes de acompanhar o crescimento da demanda. Imagine, por exemplo, alimentar manualmente todos os dados de 5 fornecedores. É possível, certo?
Sim, mas e quando sua empresa crescer? É viável fazer isso com 50 vendedores? Ou quando o número de produtos e insumos aumentar? Sem automação, você terá duas opções: contratar mais pessoas ou frear o crescimento. Nenhuma delas faz sentido quando existem ferramentas capazes de escalar processos com eficiência e segurança.
2. Melhora na comunicação e integração entre sistemas
A comunicação de uma planilha com a nuvem ou com o e-mail é complexa, demorada e, muitas vezes, falha, correto? Com a automação, por outro lado, é muito mais fácil integrar ferramentas.
Permitindo, assim, a troca de dados e soluções em tempo real, inclusive entre diferentes áreas da empresa. Esse é um dos pontos de maior impacto na eficiência do seu negócio. Afinal, é possível investir em um sistema que se autoalimenta.
Ah! Vale destacar que este ganho também impacta positivamente no compliance e na transparência da cadeia de compras. Afinal, todo processo automatizado deixa um rastro digital completo, facilitando auditorias e garantindo aderência às políticas internas e regulamentações externas.
3. Redução no retrabalho e no índice de erros
Um dos maiores problemas de trabalhos repetitivos e manuais é o alto índice de erros. E isso é natural, afinal, estamos falando de atividades que exigem pouco engajamento e atenção.
Com a automação, esses riscos praticamente desaparecem, garantindo dados mais precisos, menos retrabalho e maior confiabilidade nos processos. Desta forma, sua equipe não precisa perder tempo refazendo ou corrigindo tarefas.
4. Identificação de riscos e oportunidades
Um dos maiores ganhos com a automação do processo de compras é a captação de dados valiosos. Com eles, os gestores podem identificar possibilidades de crescimento, demandas crescentes e oportunidades de economia.
O mesmo ocorre com a percepção de gaps de eficiência e gargalos, que manualmente costumam demorar muito para serem percebidos.. Com a automação, esses pontos são detectados rapidamente, permitindo ações preventivas e ajustes antes que se tornem problemas maiores..
Inclusive, essa visibilidade conquistada com a automação também permite o controle orçamentário em tempo real.
5. Melhora na gestão e no relacionamento com fornecedores
Uma ferramenta de e-procurement, por exemplo, viabiliza a automação de comunicação de baixo valor com fornecedores. Ou seja, aquelas atividades que não precisam da interação humana, como armazenamento de dados, acompanhamento de prazos de contrato, etc.
O tempo que sua equipe economiza com essas funções pode ser empregado em relacionamentos mais estratégicos ou sensíveis, como renegociação de contratos, por exemplo.
Como iniciar a automação do processo de compras?
Agora que você já conhece a parte teórica da automação do processo de compras, vamos à prática? Confira nos tópicos a seguir como dar início ao seu processo de transformação digital com segurança e eficiência!
- Compreenda profundamente todos os processos do setor de compras
O primeiro passo para a automação é, sem dúvidas, conhecer profundamente o seu negócio. Afinal, ela é uma solução para otimizar processos, correto? Então, é fundamental entender como cada etapa, tarefa e ferramenta funciona atualmente.
Com esse mapeamento, será muito mais fácil identificar quais sistemas estão obsoletos e quais processos são mais críticos para o desempenho do setor.
A partir dessas informações, os gestores devem elencar as tarefas que mais demandam automação, seja por ineficiência ou por possibilidade de crescimento. Uma boa dica é fazer uma análise de graus de urgência e prioridades.
- Determine os principais objetivos da automação
O segundo passo é determinar as expectativas reais com a automação. E a melhor forma de fazer isso é quantificar e qualificar os objetivos. Por exemplo, o objetivo é eliminar gargalos e reduzir o tempo do ciclo de compras.
Ok, mas para mensurar isso é preciso saber o tempo atual e qual o ciclo ideal. E isso vale para todos os objetivos. Uma dica: seja realista! Objetivo é diferente de meta, ele orienta a direção, enquanto a meta define números e prazos.
Esse passo é muito importante para visualizar as possibilidades, assim como para acompanhar o desempenho das ferramentas escolhidas nos passos seguintes.
- Identifique as funcionalidades necessárias para atingir os objetivos elencados
Agora que você já definiu seus objetivos, fica mais fácil buscar as ferramentas que ofereçam soluções compatíveis.
Se você está começando a automação do processo de compras, é natural optar por funcionalidades mais básicas. Mas atenção: verifique se a ferramenta é escalável.
É fundamental que ela permita upgrades e integrações para acompanhar o crescimento do seu negócio, evitando retrabalho ou migração futura.
- Faça testes antes da implementação
Depois de escolher a ferramenta que melhor atende aos seus objetivos, é essencial fazer testes ou solicitar demonstrações. Esse passo possibilita analisar o funcionamento da solução, na prática.
Além disso, os testes ajudam a identificar funcionalidades personalizáveis que podem fazer a diferença no dia a dia da equipe. Com a Ahlex, por exemplo, você pode montar blocos de funções específicos para os setores mais críticos, garantindo uma solução sob medida para sua demanda.
- Treine sua equipe
Por fim, garanta que a sua equipe esteja preparada para operar as ferramentas de automação escolhidas. Esse passo é extremamente importante para extrair os melhores resultados. Afina, não faz sentido investir em uma solução de ponta se a sua equipe não consegue operá-la, não é mesmo?
Bons fornecedores costumam acompanhar essa etapa, oferecendo manuais, treinamentos e monitoramento para garantir que sua equipe tenha todo o suporte necessário no uso da ferramenta.
Ah! E por fim, não se esqueça de monitorar sempre o desempenho da automação de processo de compras, para fazer os ajustes rapidamente, caso necessário.
Pronto! Agora você já está preparado para começar a transformação digital no setor de compras. Mas, antes de finalizarmos, vamos ver alguns cuidados ao escolher o melhor parceiro nessa jornada.
Erros mais comuns na hora de escolher a melhor plataforma de e-procurement
A automação do processo de compras deve ser feita com estratégia e, de preferência, com suporte especializado. Afinal, sua empresa não pode ficar parada no período de transição e adaptação.
E, sim, é possível realizar a automação sem prejudicar suas operações, basta escolher os parceiros corretos.
Para tomar essa decisão com segurança, evite os três erros abaixo:
- Ignorar a integração com o ERP e sistemas legados – A integração é indispensável na hora de escolher as ferramentas de automação. Analise se elas são integráveis com a estrutura tecnológica atual, principalmente com seu ERP. Isso diminui o tempo de implementação e de adaptação.
- Desconsiderar a usabilidade – Outro fator que impacta negativamente o processo de automação é a dificuldade em compreender e operacionalizar a ferramenta. Busque por soluções que sejam robustas, atendam sua demanda, mas que possuam uma interface intuitiva.
- Focar no preço e esquecer de verificar a escalabilidade da ferramenta– Esse é um erro muito perigoso, porque pode gerar um impacto grande no ROI da automação. Afinal, a ideia é diminuir custos, aumentando a eficiência e escalabilidade. Se a solução não permite upgrades, ela pode ficar obsoleta muito rapidamente.
Por fim, pesquise qual tipo de suporte é disponibilizado. O processo de automação, mesmo que eficiente e intuitivo, demanda um apoio contínuo e consultivo.
Suporte completo, tal como oferecido pela Ahlex. E o melhor, nosso suporte não se limita à implantação. O objetivo é acompanhar seu negócio por toda a vida útil da ferramenta. Oferecemos, para isso:
– Acompanhamento completo desde o início até a conclusão da implantação.
– Suporte ativo e personalizado durante todo o período de uso da plataforma, seja via tickets, na própria plataforma, ou por contato direto pelos nossos canais de atendimento.
– Área exclusiva de Sucesso do Cliente, dedicada a esclarecer dúvidas e otimizar o uso da solução.
– Central de Ajuda completa, com artigos, tutoriais e vídeos para facilitar a experiência e garantir autonomia.
Conte com a Ahlex para dar início à automação do processo de compras com segurança e eficiência. Nosso objetivo é automatizar processos, eliminar retrabalho e oferecer controle total com uma plataforma customizável para sua empresa.
Desta forma, seus gestores podem focar no core do negócio apoiados por uma solução que conecta compradores e fornecedores, integra com os principais ERPs do mercado e acelera decisões com Inteligência Artificial.
A área de compras já evoluiu de um papel transacional para um dos mais estratégicos. Não fique de fora e destrave seu potencial de crescimento com a Ahlex!
Fale com um de nossos especialistas, agende uma demonstração gratuita e descubra quanto sua empresa pode economizar e ganhar em produtividade com a automação do processo de compras!
