A gestão de compras baseada em dados é um dos maiores desafios da logística atual. Mas não pela falta de informações, e sim pela dificuldade em interpretá-las!
O fato é que, com IA em compras, Machine Learning, IoT e tantas tecnologias de fácil alcance, as empresas foram bombardeadas por dados valiosos vindos de todas as operações.
Contudo, acabam desperdiçando todo o potencial estratégico por falta de compreensão dessas informações.
Segundo pesquisas recentes da TOTVS em parceria com a H2R Pesquisas Avançadas, ainda que 98% das organizações brasileiras coletem algum tipo de dado, apenas 5% delas acreditam fazer bom uso da inteligência de dados.
Além disso, 52% afirmam que estão longe de aproveitar as ferramentas digitais e de análise de dados de maneira eficiente. Isso significa que, apesar da digitalização e do maior acesso à automação, os gestores ainda têm dificuldade em extrair valor dos dados.
Ao longo deste artigo, você vai entender por que isso ocorre, o que é gestão de compras baseada em dados e como melhorá-la!
O que é gestão de compras baseada em dados?
Gestão de compras baseada em dados, ou data-driven, é o modelo de administração que utiliza informações quantitativas, métricas, indicadores, históricos e fatos concretos para embasar decisões.
Em outros termos, quando o gestor não utiliza apenas a intuição ou instinto para desenvolver o planejamento estratégico do setor de compras.
Na prática, esse modelo de gerenciamento utiliza, normalmente, ferramentas e tecnologias capazes de coletar, categorizar e mensurar dados. Como Big Data, Inteligência Artificial, IoT e Machine Learning.
É possível fazer a gestão de compras baseada em dados sem soluções digitais? Sim, mas com menor eficiência e sem escalabilidade.
Afinal, coletar, interpretar e analisar informações de todas as etapas manualmente é extremamente complexo, principalmente para organizações com diversos produtos, fornecedores, processos e tipos de dados.
Quais são os dados mais valiosos na gestão de compras?
Como vimos, os dados variam em volume e complexidade conforme a operação, assumindo diferentes naturezas e finalidades.
E, principalmente, alguns deles são mais valiosos estrategicamente que outros. Normalmente, a gestão de compras orientada por dados deve priorizar aqueles que impactam diretamente: custos, eficiência, risco e desempenho.
Os dados mais comuns e estratégicos do setor de compras são:
Dados de requisições
São as informações de natureza transacional interna, coletadas na etapa de planejamento da cadeia de compras. São dados que refletem o consumo interno, sobre:
- o que é solicitado,
- quem solicitou,
- frequência e o volume da requisição;
- centro de custo responsável;
- finalidade da requisição.
Exemplo prático: uma indústria têxtil registrou a solicitação de 520 bobinas nos últimos três meses, feitas por dois fornecedores diferentes, para atender à produção de 2.500 peças.
Esse tipo de dado é essencial para: identificar possibilidade de consolidação de pedidos, evitar compras emergenciais, prever demandas futuras, mapear gargalos e desperdícios.
Dados de cotações
Os dados de cotações são informações coletadas durante a etapa de sourcing e servem para comparar fornecedores, preços e condições comerciais. Eles ajudam o comprador a entender movimentos de mercado, negociar melhor e identificar oportunidades de saving.
Entre os dados mais comuns e estratégicos estão:
- preços unitários,
- prazos de entrega,
- condições comerciais (frete, volume mínimo/máximo, formas de pagamento)
- histórico de propostas e variações de preço ao longo do tempo.
Exemplo prático: o insumo couro do fornecedor X apresentou variação de 15% nos últimos dois meses e aumento de 2 dias úteis no prazo de entrega. Já o fornecedor Y manteve preços alinhados à inflação, prazos estáveis e frete mais competitivo.
Esse tipo de comparação permite identificar: fornecedores com melhor relação custo-benefício, oscilações que indicam risco ou instabilidade, oportunidades de negociação baseadas em dados históricos.
Dentro desta categoria, também podemos incluir dados relacionados a negociações e saving, como:
- valor inicial vs. valor negociado,
- economia por categoria,
- impacto financeiro total,
- tipo de saving: real, evitado ou projetado.
Esses indicadores mostram o retorno financeiro direto gerado pelo trabalho da área de compras.
Exemplo prático: um fornecedor ofereceu 7% de desconto para um pedido padrão, mas concedeu 11% para um volume mínimo de 150 unidades. Ao fechar o contrato, a negociação final totalizou 0,70% de saving real, representando economia efetiva para a empresa.
Dados de parceiros comerciais
Os dados de parceiros comerciais são informações coletadas durante a etapa de homologação e gestão de fornecedores (SRM). Eles ajudam a avaliar identidade, regularidade, risco, capacidade técnica e aderência às políticas da empresa:
- nome fantasia e CNPJ;
- localização;
- certidões negativas e regularidade fiscal;
- score e saúde financeira;
- certificações ESG (ambientais, sociais e de governança);
- capacidade produtiva e nível de atendimento;
- histórico de fornecimento;
- criticidade, compliance e riscos associados.
Por exemplo, ao realizar a seleção de fornecedores, a opção mais interessante está a 50 km de distância da fábrica, com um score alto e certificações de ESG. Enquanto a segunda opção tem uma capacidade produtiva no limite da sua demanda e sem práticas de proteção ambiental, com algumas multas e sanções registradas.
São dados fundamentais, inclusive, para a gestão de riscos em compras.
Dados de contratos
Os dados de contratos são informações de natureza jurídica e financeira, utilizadas na gestão contratual da área de compras. Eles garantem aderência às regras negociadas, previsibilidade e governança no relacionamento com fornecedores.
Entre os dados mais relevantes estão::
- prazo de vigência,
- preços e tabela de valores;
- condições comerciais;
- cláusulas de reajuste e proteção tributária;
- multas, penalidades e regras de rescisão contratual;
- SLAs e indicadores de desempenho contratual.
Dados de desempenho
Os dados de desempenho representam informações analíticas coletadas ao longo de todo o ciclo de compras. Eles mostram, de forma objetiva, quão eficiente e saudável está a operação, permitindo que gestores identifiquem gargalos, riscos e oportunidades de melhoria contínua.
Em geral, esses dados se traduzem nos principais KPIs de compras, incluindo::
- tempo médio de compra,
- lead time total,
- taxa de devolução,
- índice de erros,
- saving obtido no período,
- nível de atendimento dos fornecedores,
- taxa de retrabalho.
Esses indicadores permitem medir a eficiência operacional, qualidade dos processos, velocidade de atendimento e impacto financeiro das decisões de compras.
Para capturar e analisar esse conjunto de dados, as empresas utilizam ferramentas com funcionalidades de Business Intelligence, que centralizam informações e transformam dados brutos em insights acionáveis, como é o caso da própria Ahlex, que oferece dashboards e relatórios estratégicos para monitoramento do ciclo de compras.
Dessa forma, a gestão consegue acessar todos os benefícios de uma operação realmente baseada em dados, com mais eficiência, economia e vantagem competitiva.
A seguir, exploramos como esses benefícios se manifestam na prática no dia a dia das empresas.
Benefícios da gestão de compras baseada em dados
A gestão de compras orientada por dados bem executada traz benefícios para toda a cadeia de suprimentos. Mas, para isso, é preciso utilizar dados históricos e em tempo real para responder perguntas como:
- Quais etapas e processos geram mais custo para a empresa?
- Quem são os fornecedores e qual o nível de qualidade, compliance e regularidade de cada um?
- Onde estão as maiores variações de preço?
- Quais etapas apresentam mais risco (atrasos, falhas, instabilidades de mercado, clima, oferta)?
- Quais oportunidades de economia e melhoria podem ser antecipadas?
Com essas respostas em mãos, o gestor consegue transformar o setor de compras em uma operação muito mais analítica e estratégica, ao invés de apenas operacional. Assim, torna-se possível:
- Identificar padrões de consumo, qualidade e operação;
- Antecipar necessidades e riscos, reduzindo imprevistos;
- Negociar melhor, usando dados reais como base;
- Tomar decisões rápidas, precisas e sustentadas por informações atualizadas.
O resultado? Uma operação mais eficiente, econômica e previsível.
Redução de custos, pois é possível alocar recursos de maneira mais inteligente. Além de diminuir a taxa de retrabalho e o gasto envolvido com pedidos que precisam ser realizados mais de uma vez. Sem contar a queda dos riscos, com a atuação preditiva para evitar perdas, paralisações, multas etc.
Outro benefício muito interessante é o ganho de poder de negociação. Com as informações corretas, os colaboradores podem realizar cotações utilizando o histórico dos fornecedores e, inclusive, contestar preços e flutuações de prazos injustificáveis.
A melhora em indicadores de desempenho em compras também é uma vantagem muito interessante para a competitividade de um negócio. Com a gestão baseada em dados, conseguimos identificar gargalos de burocracia e, assim, diminuir o lead time, por exemplo.
Isso, claro, diminui o tempo de ciclo de compras!
Esse controle, resultado de um monitoramento contínuo e em tempo real, também melhora duas fraquezas graves da maioria das empresas:
- previsibilidade: quanto maior for a visibilidade que o gestor tem sobre processos, prazos e resultados, maior a capacidade de agir de forma preditiva. Isso torna toda a cadeia de suprimentos mais eficiente, estável e planejável, reduzindo imprevistos e permitindo uma operação mais estratégica.
- transparência: uma gestão de compras baseada em dados, especialmente quando apoiada por tecnologia, cria rastros digitais completos. Ou seja: cada ação, etapa ou decisão fica registrada, o que fortalece a governança, o compliance e a confiabilidade do setor de compras.
E, como você já deve imaginar, este último benefício gera um impacto extremamente positivo para a confiabilidade, conformidade, reputação e governança da organização.
Por fim, uma gestão de compras orientada por dados bem executada melhora consideravelmente a assertividade na tomada de decisões. Isso ocorre porque o gestor tem em seu poder informações de alto valor para identificar oportunidades, ameaças, fraquezas e forças do negócio!
Contudo, quando falamos de execução correta da gestão, o que isso quer dizer?
Existem diversos pontos críticos que podem comprometer o desempenho da operação e reduzir o potencial estratégico da gestão de compras.
E é exatamente isso que vamos analisar a seguir. Confira!
Dificuldades da implementação da gestão baseada em dados
Como vimos no início deste artigo, muitas empresas reconhecem que não conseguem usar bem os dados que já coletam. Mas, afinal, por que é tão difícil aplicar uma gestão de compras realmente data-driven, mesmo com tantas ferramentas disponíveis?
De maneira resumida: falta de conhecimento e interpretação!
É muito comum, por exemplo, que os gestores vejam a quantidade de dados produzidos e acreditem que isso basta para aplicar a gestão inteligente. Na prática, isso não é verdade!
Os dados coletados são brutos, sem a devida interpretação, eles são apenas números que se acumulam a cada processo. Por isso, o capital humano é tão importante na gestão, cabe à equipe analisar e fazer as comparações históricas e de mercado para filtrar as informações realmente valiosas para o negócio.
Inclusive, outra confusão que normalmente surge neste sentido é o entendimento de que quanto mais dados, melhor! Alto volume não significa inteligência.
Muito pelo contrário, é mais estratégico para o negócio priorizar processos que forneçam dados para etapas críticas do que acumular relatórios que nunca serão analisados profundamente.
E, por fim, as maiores dificuldades na gestão de compras baseada no modelo data-driven são a fragmentação das fontes de dados e a falta de padronização nos registros. Sistemas que não se integram e etapas que não se comunicam geram quebras na comunicação de informações.
Desta forma, é muito comum que os dados cheguem distorcidos e não correspondam ao cenário atual da empresa. Afinal, sabemos que o setor de compras é apenas uma parte de toda a engrenagem, não é mesmo?
Sem integração, desenvolvemos uma gestão com rupturas, isolada dos demais setores.
Mas por que esse conjunto de situações dificulta a gestão de compras baseada em dados?
Porque essas falhas impactam diretamente: metas de economia, previsões de demanda, negociação com fornecedores, fluxo de caixa e, no fim das contas, o próprio faturamento da empresa.
Quando os dados não são confiáveis, a estratégia perde força, e a gestão deixa de ser analítica para voltar ao “achismo”.
Como esses obstáculos impactam os resultados da organização?
As quebras entre sistemas estabelecem uma falta de padronização de informações que pode levar o gestor a tomar decisões equivocadas, ainda que baseadas no modelo data-driven. Desta forma, criamos um cenário composto de processos que não são de fato analíticos.
A consequência é uma gestão com baixa maturidade e repleta de ineficiências, que, a depender do alcance das decisões, pode gerar prejuízos financeiros, de reputação e conformidade.
Diante desse cenário, surge a pergunta: o que fazer para contornar esses desafios e potencializar a gestão inteligente? É exatamente isso que falaremos a seguir!
Como otimizar a gestão baseada em dados no setor de compras?
A gestão de compras baseada em dados pode ser realizada de diversas formas, a depender do porte da empresa, nicho e sua maturidade.
Uma dica muito importante para ganhar eficiência é acabar com a dependência de inúmeros relatórios manuais, repletos de dados brutos e baixa informação valiosa (muitas vezes erradas).
Com as ferramentas corretas, é possível padronizar operações, centralizar e integrar dados, minimizando a maior parte das dificuldades que citamos acima.
E o melhor, com a solução adequada, sua equipe tem acesso a dashboards e visualizações inteligentes que refinam os dados. Facilitando, assim, o tratamento, a classificação e a análise do que foi coletado pela ferramenta.
Em outras palavras, a sua equipe consegue focar no que é de fato estratégico na gestão de compras baseada em dados!
Resumidamente, as melhores estratégias para melhorar a compreensão e eficiência da gestão baseada em dados são:
- centralizar informações;
- tratar e classificar dados;
- integrar áreas, processos e sistemas;
- utilizar dashboards e Business Intelligence.
Qual é o papel da tecnologia na gestão de compras baseada em dados? (Ahlex)
Como mencionamos, a gestão baseada em dados realizada manualmente pode gerar uma série de gargalos devido à falta de eficiência. Tanto pelo tempo desperdiçado na coleta e categorização de dados, como no alto índice de erros nesses processos.
O fato é que, na prática, dificilmente você conseguirá o ápice de efetividade no gerenciamento sem contar com boas ferramentas tecnológicas. Principalmente, pelo alto volume de dados produzidos por transações, operações e interações.
Uma boa solução tecnológica gera automação no setor de compras, transferindo essas atividades de coleta e tratamento de dados para um sistema que os realiza em poucos minutos.
Fica a dúvida: como escolher a melhor ferramenta para ser a aliada da sua gestão de compras baseada em dados?
Bom, ela precisa ter o conjunto de automação ideal para a demanda do seu negócio, com poder de integração e escalabilidade.
E é exatamente aí que a Ahlex se destaca. Além de suporte na implementação e na execução da ferramenta, ela automatiza etapas críticas do setor de compras. Como:
- homologação e avaliação de fornecedores – com o processamento de solicitações, cotações e histórico de parceiros comerciais realizados automaticamente;
- qualificação e verificação de certificados: para organizar demandas por tipo de compra, utilizando o conceito de RFX.
- envio de propostas – com a publicação de necessidades para fornecedores selecionados, garantindo padronização e agilidade.
- especificação de produtos e serviços – possibilitando a padronização de processos e facilitando a análise comparativa.
E a Ahlex vai além da automação. A plataforma utiliza Inteligência Artificial para:
- sugerir oportunidades de economia,
- identificar riscos operacionais,
- cruzar informações automaticamente,
- oferecer insights que aumentam o poder de negociação do comprador.
O resultado é uma gestão com dashboards estratégicos, dados atualizados em tempo real e uma operação de compras muito mais eficiente, transparente e confiável.
Se você deseja transformar a cadeia de suprimentos em uma área verdadeiramente estratégica, a tecnologia é o caminho, e a Ahlex é a parceira ideal para essa evolução.
Agende uma demonstração e veja na prática como otimizar sua gestão de compras baseada em dados!
