Conhecer os indicadores de desempenho em compras é a chave para transformar o setor de operacional para estratégico.
Você, com certeza, já notou que as maiores empresas do mercado utilizam a área de compras como um coringa na economia de custos, aumento do faturamento e, principalmente, para ganhar autoridade perante clientes, fornecedores e concorrentes, certo?
Contudo, essa evolução exige transformação digital, produção de dados e análise de KPIs de compras. Saber como calcular métricas de compras coloca sua empresa à frente e é uma arma poderosa para a gestão estratégica.
Segundo dados recentes da Ivalua, 52% das equipes sem métricas claras são vistas apenas como suporte administrativo, perdendo influência em decisões estratégicas.
Isso significa que o monitoramento de indicadores de desempenho vai muito além da redução de custos. Ele impacta diretamente:
- confiabilidade dos fornecedores;
- eficiência de processos;
- assertividade na transformação digital;
- agilidade na resposta a gargalos e na identificação de oportunidades;
- autoridade no mercado;
- a resiliência da cadeia de compras e muito mais!
Mas afinal, quais indicadores são mais relevantes? E como medir corretamente?
É exatamente isso que abordaremos a seguir, conheça 12 indicadores de desempenho em compras, como calculá-los e o impacto de cada um na sua estratégia.
O que são indicadores de desempenho em compras?
Indicadores de desempenho em compras são cálculos quantitativos e qualitativos que transformam dados em informações estratégicas para medir a eficiência do setor. Também chamados de métricas ou KPIs de compras, eles são fundamentais para áreas, como:
- financeiro;
- operacional;
- estratégia;
- gestão e relacionamento com fornecedores;
- inovação e tecnologia.
Embora, na teoria, indicadores e métricas sejam sinônimos, o termo KPI costuma ser usado para métricas mais estratégicas, voltadas a objetivos específicos. Neste artigo, utilizaremos os três termos como equivalentes.
Na prática, cada processo gera inúmeros dados, especialmente em empresas com maior maturidade tecnológica. Sem indicadores, teremos apenas números sem significado algum para a operação. Ao comparar e analisar, eles se transformam em informações valiosas para a gestão.
Por exemplo, você sabe que a variação entre o valor que foi orçado e o preço negociado é, em média, 11%. Isso é bom ou ruim? Sem o indicador chamado saving e uma análise correta, esse dado não traz insights para a área de compras.
Agora que você entende o conceito, vamos avançar para por que calcular indicadores de desempenho em compras é essencial para sua estratégia.
Por que acompanhar KPIs na gestão de compras?
Como disse William Edwards Deming: “O que não se mede, não se gerencia!”. Essa frase resume a importância dos indicadores de desempenho em compras.
Acompanhar métricas e KPIs de compras é essencial para tornar o setor de suprimentos estratégico. Sem isso, ele permanece apenas operacional, limitando a executar pedidos, preencher planilhas e enviar e-mails, sem espaço para inovação ou melhoria contínua.
Segundo estudo da Ivalua, gestores que acompanham indicadores de desempenho de compras têm 3x mais confiança da diretoria ao sugerir mudanças, adaptações e inovações. Isso porque suas decisões são baseadas em dados.
Além disso, acompanhar KPIs é fundamental para garantir compliance e atender às metas de ESG, que serão cada vez mais exigidas. Sem indicadores, é praticamente impossível comprovar conformidade com leis éticas e ambientais, áreas que tendem a se tornar ainda mais rigorosas.
A melhor forma de acompanhar essa demanda é monitorar indicadores de sustentabilidade e conformidade. Passo esse fundamental para mitigar riscos e minimizar a possibilidade de descumprimento de leis ambientais e até mesmo trabalhistas.
A importância de monitorar KPIs na gestão de compras vai muito além da estratégia.
Eles são fundamentais para potencializar as operações e gerar vantagens de alto impacto, como:
- Melhora na visibilidade de ganhos, gargalos e performance – com a análise de KPIs de compras, gestores identificam rapidamente processos ineficientes que reduzem margem de lucro, como compras sem planejamento. Além disso, é possível aproveitar oportunidades com base em projeções e tendências.
- Aumento da resiliência da cadeia de suprimentos – segundo o relatório da Bain & Company (2025), monitorar KPI de performance e risco do fornecedor agiliza em 70% a reação a interrupções na cadeia de suprimentos, quando comparado aos concorrentes. Isso permite antecipar crises antes que paralisem o processo de compras.
- Ganho de eficiência e qualidade nas operações, serviços e produtos – Uma gestão orientada por dados facilita a identificação de operações ineficientes, demoradas e custosas. Desta forma, é possível estar sempre em busca de melhorias estratégicas que permitam o seu negócio operacionalizar melhor e com menos insumos, ganhando eficiência e qualidade.
Certo! Mas quais os indicadores de desempenho em compras mais relevantes? E, principalmente, como calcular métricas e KPIs corretamente?
É exatamente isso que abordaremos nos tópicos a seguir, confira!
Principais indicadores para medir eficiência operacional
Como mencionamos, existem diferentes categorias de indicadores de desempenho em compras, a depender de quais processos, etapas ou setores eles impactem.
Para facilitar a compreensão, separamos eles em três grandes categorias, a primeira delas é eficiência operacional. Aqui, o principal objetivo é identificar se o setor de compras é ágil ou se existem gargalos operacionais.
Para isso, analisamos o ciclo de compras e medimos a eficiência do time e dos processos. Os KPIs de compras desta categoria podem variar conforme o porte e o nicho da empresa, mas os principais são:
Tempo de ciclo
O primeiro indicador de desempenho em compras é o tempo de ciclo, como o próprio nome sugere, é o intervalo entre a requisição de compra e o pagamento ao fornecedor. Por que é importante? Um tempo alto indica excesso de burocracia, baixa automação em compras e/ou falha na comunicação com fornecedores.
Como calcular: Tempo de ciclo = Data do pagamento – Data da requisição.
Algumas empresas consideram o ciclo de compras até a emissão do pedido, também está correto. Afinal, a ideia do indicador de desempenho é comparar com dados anteriores ou com a média de mercado. Neste caso, basta ajustar o seu referencial e alterar no cálculo o primeiro fator para “data da emissão do pedido”.
Dicas importantes para reduzir o tempo de ciclo:
- automatize o setor com uma plataforma de gestão de compras,
- revise etapas com excesso de burocracia
- construa uma rede de fornecedores mais dinâmica.
- Lead Time
O Lead Time é uma métrica de desempenho que avalia o tempo total do processo de compras, com foco na performance do fornecedor. Ele considera tanto o tempo de processamento interno quanto o tempo de entrega.
Como calcular: data da entrega no estoque – data da requisição.
Por que é importante? Um Lead Time alto significa ineficiência na entrega ou falhas no processamento interno. Vale mencionar que este é um indicador de compras fundamental para o planejamento de estoque, melhora na previsibilidade e para evitar capital parado.
Ah! A título de curiosidade, a média nacional do Lead Time é de 15 a 20 dias para pequenas e médias empresas. Porém, o ideal é usar um referencial específico do seu nicho e considerar a criticidade do item.
Custo por pedido de compra
A métrica do custo por pedido de compra visa analisar a performance administrativa do setor. De maneira simplificada, é o quanto a empresa gasta para realizar cada pedido, quanto maior for o valor, mais oneroso é o processo.
Como calcular: Custo por pedido = (Custos de aquisição + Custos de processamento) ÷ Número de pedidos
Esse é um dos indicadores mais importantes na tomada de decisão sobre automação. A transformação digital é a principal estratégia para reduzir custos administrativos e aumentar a eficiência.
Produtividade da equipe
Esse é um dos indicadores de desempenho de compras mais desafiadores de medir, pois envolve aspectos qualitativos além dos quantitativos. O cálculo varia conforme a atividade do colaborador.
Por exemplo, para a equipe de aquisição, a produtividade pode ser medida pelo número de pedidos por mês.
Como calcular: Produtividade = Número de transações ou processos ÷ Tempo de trabalho (semanal ou mensal).
Esse KPI ajuda a identificar gargalos de produtividade e direcionar melhorias no fluxo de trabalho.
Indicadores de desempenho financeiro e saving
A análise de indicadores financeiros é indispensável para gestores e diretores, pois concentra as decisões mais estratégicas. Sem dados claros, não é possível avaliar performance, redução de custos e o impacto das negociações.
Nos próximos tópicos, vamos detalhar KPIs como Saving, que mede a economia obtida nas compras, e outros indicadores financeiros que fortalecem a gestão estratégica.
Cost Avoidance
O Cost Avoidance, conhecido como custo evitado, é uma métrica de desempenho que protege a empresa contra aumento de custos, sejam eles inevitáveis como inflação, crises ou flutuações do próprio fornecedor.
Trata-se de um indicador preventivo, pois busca blindar preços por meio de negociações e contratos de longo prazo
Como calcular: Cost Avoidance = (Preço proposto inicial – Preço final negociado) × Quantidade.
Mais do que um indicador financeiro de compras, o “Cost Avoidance” é uma estratégia muito importante para economia e estabilidade.
Vale citar que ele é diferente do “Cost Saving”, que é uma ação reativa para reduzir custos atuais, como, por exemplo, economizar 5% na manutenção de equipamentos.
Saving Real versus Saving Negociado
Esse indicador é utilizado para confirmar se a economia gerada por uma negociação realmente aconteceu. É muito comum que os colaboradores invistam tempo e energia na negociação de descontos e preços que não se concretizam no fechamento do pedido, certo?
A alta ocorrência dessa disparidade indica ineficiência no fechamento do pedido seguindo os parâmetros acordados. Isso se deve a falhas de comunicação, erros na informação de prazos, descrições de produtos e frete.
Como calcular: Saving Real vs Negociado = Preço negociado – Preço pago.
Por exemplo, se o preço negociado com o fornecedor foi R$ 15,00 por unidade e o preço pago foi R$ 15,50, o indicador é R$ 0,50. Isso significa que o acordo não foi cumprido na prática.
Aqui vale ficar atento à diferença, mas também à reincidência do descumprimento. Afinal, pode haver um ruído na comunicação ou uma ocorrência não planejada que gere a oscilação, mas quando ela acontece sempre, temos claramente uma ineficiência no processo de negociação.
Utilizar um portal de gestão de fornecedores, como o da Ahlex, é fundamental para eliminar essa disparidade.
ROI da gestão de compras
O ROI (Return on Investment) é o indicador de compras que mede o retorno financeiro do setor de compras. Ou seja, a rentabilidade devido a decisões e operações exclusivas da área de compras. Quanto maior for o ROI, mais vantajoso é o investimento destinado à manutenção da estrutura do setor
Como calcular: ROI = (Total de Saving anual ÷ Custo operacional de compras) × 100
Uma das melhores formas de aumentar o ROI da gestão de compras é identificar gargalos e processos ineficientes e automatizar as operações burocráticas com tecnologia.
Outros indicadores estratégicos para gestão de compras
Apesar de existirem muitos indicadores de desempenho em compras, é muito importante que os gestores conheçam a maioria deles para identificar quais são mais ou menos estratégicos para o nicho da empresa.
E para auxiliar nesse processo, listamos mais 5 métricas de compras que também valem a pena conhecer:
- Satisfação dos clientes internos – Medida por formulários e pesquisas internas para verificar o clima organizacional e a adesão às estratégias e processos.
- Prazo médio de pagamento – Como o nome sugere, esse indicador deve medir o tempo entre o pedido e o pagamento total da fatura. Prazos maiores (sem juros) significam mais capital disponível para investimento.
- Taxa de devolução – Calculada pelo número de pedidos realizados menos o número de devoluções. Alta taxa indica gargalos, ineficiência do fornecedor, baixa qualidade ou erros na especificação técnica.
- On-Time Delivery (Entrega no prazo) – Porcentagem de entregas realizadas dentro do prazo: On-Time Delivery = (Entregas no prazo ÷ Total de entregas) × 100. Esse indicador é fundamental para analisar a pontualidade do fornecedor, o ideal manter acima de 92% para garantir pontualidade do fornecedor.
- Porcentagem de Gastos Sustentáveis – Indicador voltado para a estratégia de ESG, mostrando quanto a empresa investe em produtos, serviços e fornecedores ambientalmente responsáveis.
Desafios de analisar indicadores sem tecnologia
São muitos indicadores de desempenho em compras para acompanhar, certo? Fazer tudo isso manualmente é lento e arriscado. Afinal, erros na hora de realizar o levantamento de dados ou efetuar os cálculos podem levar os gestores a tomarem decisões equivocadas, comprometendo toda a estratégia.
Infelizmente, isso é comum em empresas que não investem em automação e precisam preencher dezenas de planilhas com informações sobre processos, dados de desempenho, número de pedidos, devoluções e valores.
Seja por erro humano, falhas na comunicação ou na interpretação, o fato é que dificilmente a gestão baseada em indicadores de desempenho será eficiente sem tecnologia.
Mesmo com uma equipe excelente, o tempo e esforço gastos não fazem sentido diante das ferramentas que processam dados e geram relatórios em minutos.
Precisa de ajuda para acompanhar e medir seus indicadores de desempenho em compras? Conte com a Ahlex e descubra como nosso portal de compras resolve os principais desafios da gestão de métricas.
Como transformar indicadores em decisões com BI da Ahlex?
A Ahlex é uma plataforma completa de e-procurement, desenvolvida para conectar todas as etapas de compras, da solicitação ao pagamento, garantindo uma gestão integrada de ponta a ponta.
Essa integração é essencial para capturar dados automaticamente, eliminando horas de trabalho manual em planilhas e reduzindo erros.
E o melhor, você conta com uma funcionalidade específica de Business Intelligence (BI) da Ahlex. Com ela, seus gestores podem:
- visualizar gráficos e relatórios em tempo real;
- acompanhar KPIs e métricas de compras com poucos cliques;
- transformar dados em insights para decisões estratégicas.
Com o BI da Ahlex, você reduz custos, aumenta produtividade e fortalece sua gestão com indicadores de desempenho em compras confiáveis. Quer ver como funciona na prática? Solicite uma demonstração agora e descubra como transformar seus KPIs em resultados!
