Quando sua plataforma de gestão não acompanha o crescimento da demanda, os custos ocultos podem comprometer toda a operação.
Manter uma infraestrutura tecnológica obsoleta, hoje, é tão ruim quanto não acompanhar o processo de transformação digital. Afinal, de acordo com pesquisas recentes da Deloitte, as empresas dedicam, em média, 57% do seu orçamento de TI apenas é destinado ao suporte de operações e manutenção de sistemas legados.
Isso se torna ainda mais preocupante quando observamos que apenas 16% são destinados a investimento em inovação, como novas plataformas de gestão de compras. Por que isso ocorre se a automação no sourcing e na gestão de fornecedores gera economia de custos diretos e indiretos para todos os modelos de negócios?
Segundo pesquisas da Gartner, o investimento em tecnologia pode gerar até 30% de economia de custos de procurement. Ou seja, as empresas escolhem manter estruturas ineficientes por economia, mas, na realidade, estão colocando o seu potencial de crescimento em risco.
Neste artigo, vamos entender melhor esse dilema e como identificar quando sua empresa precisa de uma plataforma de gestão de compras. Fique até o final para saber como escolher a estrutura correta!
Plataforma de gestão de compras: o que é, como funciona e por que investir?
Antes de entrar na questão da ineficiência, precisamos saber o que exatamente é uma plataforma de gestão de compras, certo?
Essa ferramenta, também nomeada de e-procurement ou source-to-pay (S2P), é uma solução que visa automatizar, centralizar e padronizar todos os processos de aquisição de bens e serviços de uma empresa.
Ou seja, ela permite a integração de todos os agentes internos e externos, incluindo, assim, a equipe de compras, fornecedores e gestores. Cada parte autorizada pode acessar informações, inserir dados e registrar informações em tempo real.
Na prática, as funcionalidades básicas oferecidas são:
- Portal de Compras – Ele permite a centralização de todo o processo de aquisição de bens e serviços. Assim como a gestão de fornecedores e cotações.
- Portal de Requisições – Como o próprio nome sugere, esta função está voltada para a solicitação de produtos e serviços internamente. Automatizando, desta forma, o fluxo de aprovação de requisições e reduzindo burocracias. Além de permitir a comunicação em tempo real.
Algumas ferramentas mais robustas oferecem soluções extras, como é o caso da Ahlex, que agrega duas abas extremamente estratégicas para o setor de compras:
- Antecipação de Recebíveis – Solução financeira integrada com a possibilidade de que fornecedores antecipem pagamentos de faturas. Ela melhora o fluxo de caixa e reduz riscos de inadimplência. Um diferencial competitivo para empresas que desejam fortalecer seus fornecedores.
- Cotação Automática com IA – A tecnologia da Ahlex analisa dados e sugere as melhores opções de fornecedores, garantindo economia e agilidade no processo de compras. Além disso, você pode reaproveitar cotações anteriores caso precise refazer o mesmo processo, otimizando tempo e reduzindo retrabalho. Essa funcionalidade não apenas acelera negociações, mas também garante consistência e inteligência nas decisões de compra.
Vale ressaltar que boas ferramentas e plataformas de gestão de compras precisam ser personalizadas para a sua demanda. Ou seja, seus gestores devem escolher funcionalidades e pacotes que acompanhem o crescimento da empresa.
Além, claro, de se adaptarem a mudanças digitais e permitirem integração com novas soluções. Desta forma, a infraestrutura tecnológica se mantém escalável e eficiente ao longo do tempo.
“Ah! Mas a ferramenta atual que usamos sempre foi suficiente para atender meus processos, não precisamos de uma nova”.
Será?
Como já falamos por aqui, manter uma estrutura obsoleta pode sair muito mais caro do que você calcula. Pelo custo de manutenção, mas também por atrasos, piora de indicadores fundamentais e a impossibilidade de crescer, porque sua equipe e a estrutura não comportam esse desenvolvimento.
Como identificar sinais de ineficiência na sua plataforma de gestão de compras?
Essa é uma questão que pode parecer óbvia, afinal, conseguimos identificar a performance das ferramentas e soluções pelos dados que elas mesmas entregam. E que, normalmente, podemos mensurar utilizando KPI’s e indicadores.
No caso do setor de compras, os mais estratégicos são:
- Lead time – tempo entre a requisição e a entrega;
- Saving – economia de custo;
- Tempo de reposição de estoque;
- Prazo médio de pagamento;
- Flutuação de preço;
- Número de erros;
- Tempo de relacionamento com fornecedores;
- Número de contratos, etc.
Quando estes indicadores estão piorando, ou não melhoram com novos investimentos, é um sinal claro de que a sua estrutura atual está ineficiente.
Infelizmente, essa decisão não é tão simples na prática. Mesmo com indicadores negativos, muitas empresas permanecem estagnadas, com receio de mudar uma estrutura já “adaptada”.
Isso acontece, principalmente, por desconhecimento dos ganhos da automação eficiente e devido à insegurança de passar por um processo de transformação que afeta a rotina de compras.
Para minimizar estas questões, o ideal é contar com a ajuda de especialistas para identificar os gargalos e demonstrar as vantagens de uma boa plataforma de gestão de compras.
Outra dica que pode ajudar muito na tomada de decisão é conferir os sinais que seus processos já estão fornecendo. Abaixo separamos 3 pontos de alerta que confirmam a urgência em modernizar sua estrutura tecnológica.
3 sinais de que sua plataforma de gestão de compras chegou ao limite
Quer saber se suas ferramentas estão limitando o crescimento do seu negócio? Fique atento a estes sinais:
- Ciclo de compras muito alto quando comparado a concorrentes ou análises anteriores. Hoje, as plataformas de gestão de compras eficientes podem reduzir o ciclo de 5 dias para 1 e meio, por exemplo. Uma estrutura obsoleta não tem essa capacidade.
- Alto investimento em manutenção, se a sua empresa gasta mais para manter o sistema legado do que em inovação, pode ser um sinal de que a eficiência estagnou. Inclusive, na pesquisa da Deloitte que citamos anteriormente, em média, 57% do orçamento de TI das empresas é destinado ao suporte operacional de sistemas antigos e manutenção de infraestrutura legada.
- Alto índice de erros e retrabalho, a falta de centralização e automação exige que a sua equipe foque em tarefas repetitivas, como introdução de dados e atualizações manuais. O que, claro, pode aumentar a probabilidade de erros.
Inclusive, de acordo com a McKinsey, até 90% dos erros de introdução manual de dados podem ser evitados com a automação. Evitando, assim, riscos de conformidade e até mesmo impactos no relacionamento com fornecedores.
Principais ganhos de investir em uma plataforma de gestão de compras
Investir em uma plataforma de gestão de compras não é mais opcional, é essencial para desbloquear o crescimento e reduzir custos.
Inclusive, as maiores preocupações e vantagens competitivas estão relacionadas à automação. Segundo o estudo que já citamos por aqui, o 2025 Global Chief Procurement Officer (CPO) survey, da Deloitte, os Diretores de Compras (CPOs) entrevistados destacaram que as principais estratégias para gerar o máximo valor são:
Se analisarmos com atenção, vamos notar que os 6 itens estão diretamente ligados à automação do setor e podem utilizar a plataforma de gestão de compras como um facilitador.
No caso da transformação digital, que é considerada uma das duas estratégias que mais devem render valor, a plataforma de gestão de compras é a principal base.
Já o segundo ponto, a renegociação com fornecedores, pode ser realizada sem a ferramenta. Mas ocorrerá de forma mais lenta, com possíveis ruídos e, normalmente, sem a flexibilidade necessária. Afetando, portanto, o terceiro item.
O quarto item, consolidação de gastos, também tem efeitos positivos quando inserido na plataforma de gestão de compras. Afinal, ela facilita a renegociação de contratos, simplifica a visualização de normas e a categorização de custos.
Passando para a quinta estratégia, que trata do aprimoramento da gestão da demanda, a ideia é alinhar a gestão do fornecimento às mudanças na cadeia de valor impulsionadas pela demanda. E isso só será possível com uma solução de comunicação e integração em tempo real, não é mesmo?
Por fim, a última estratégia que, segundo os entrevistados, deve gerar mais valor para uma empresa: desenvolvimento da resiliência da cadeia de suprimentos. De maneira resumida, trata-se do poder de adaptação à alta volatilidade do mercado.
Na prática, é a rapidez com que a sua empresa consegue responder às ameaças e aproveitar as oportunidades. E, novamente, a agilidade só será possível com ferramentas de alto desempenho.
Ou seja, uma boa plataforma de gestão de compras é o melhor aliado das estratégias que mais podem gerar valor para a sua empresa.
Investir em uma plataforma de gestão de compras traz ganhos diretos para eficiência, redução de custos e escalabilidade em toda a cadeia de suprimentos, como:
- melhora da eficiência do setor;
- diminuição do ciclo de compra;
- queda no índice de erros e retrabalho;
- alocação mais eficiente de recursos, como em inovação e desenvolvimento;
- economia de tempo e liberdade para a sua equipe focar em tarefas mais estratégicas para o negócio;
- aumento da visibilidade da cadeia de compras;
- mais transparência nos processos e facilidade na adaptação a normas e regulamentos;
- melhora na comunicação e atualizações em tempo real;
- liberação do potencial de crescimento.
Esses ganhos não são apenas operacionais; eles liberam sua equipe para decisões estratégicas e aumentam a competitividade.
Como escolher a melhor plataforma de gestão de compras para o seu negócio
Escolher a plataforma de gestão de compras certa é decisivo para garantir eficiência, reduzir custos e acompanhar o crescimento da empresa.
O primeiro ponto que uma boa plataforma de gestão de compras deve ter é o poder de integração. A Ahlex, por exemplo, possui integração com os principais ERPs do mercado, garantindo que sua estrutura acompanhe as evoluções sem necessidade de grandes mudanças.
Também é muito importante verificar a usabilidade da ferramenta, quanto mais complexa, mais tempo a sua equipe terá que se dedicar ao treinamento. E, normalmente, maior o período de adaptação.
Fazer uma simulação ou solicitar uma demonstração pode ser uma ótima estratégia para verificar a interface e as funcionalidades.
Por fim, busque por uma solução escalável, que acompanhe a evolução de processos, aumento de volume de compras e fornecedores, etc. É fundamental, para isso, que ela seja modulável e aceite upgrades.
Ah! E não se esqueça de conferir como a ferramenta escolhida trabalha com business intelligence. O ideal é que ela ofereça dashboards de gestão e análise em tempo real. Assim, é possível verificar o desempenho, a alocação de recursos, gargalos e oportunidades.
Empresas que não têm processos padronizados enfrentam riscos de compliance, retrabalho e falta de transparência. É exatamente para resolver esses desafios que a Ahlex oferece uma plataforma de gestão de compras completa, capaz de transformar o setor em uma área estratégica.
Por que a Ahlex é a melhor plataforma de gestão de compras para tornar seu setor estratégico
Automação não é mais opcional, é essencial para reduzir custos, ganhar agilidade e tornar o setor de compras estratégico.
Mas como a Ahlex consegue ajudar na transformação digital?
Com uma plataforma de gestão de compras que possibilita:
- Redução de custos e tempo de trabalho.
- Visibilidade e controle total.
- Aumento da lucratividade.
- Escalabilidade da sua vantagem competitiva.
E isso tudo com um processo 100% digital e transparente, que otimiza indicadores (KPIs) e transforma a gestão da cadeia de suprimentos.
Além disso, a falta de padronização também impacta a relação com fornecedores. Por isso, a Ahlex oferece um módulo completo para avaliação, qualificação e gestão, garantindo compliance e performance.
Avaliação e gestão de fornecedores
O módulo de Avaliação de fornecedores da Ahlex é essencial para estratégias de e-procurement, garantindo qualidade e segurança em cada negociação. Para isso, nossa ferramenta oferece soluções focadas em pontos críticos para o setor, como:
- Avaliação de fornecedores: trabalhe apenas com parceiros qualificados pelos seus critérios.
- Qualificação e certificados: organize demandas por tipo de compra, utilizando o conceito de RFX.
- Estabilidade financeira: publique necessidades para fornecedores selecionados, garantindo padronização nas propostas.
- Desempenho operacional: gere pedidos de forma ágil e integrada a acordos de fornecimento.
- Práticas de gestão: otimize rotinas de compras e fortaleça a governança.
- Especificação de produtos e serviços: padronize processos e facilite a análise comparativa.
Nada melhor para analisarmos os impactos de uma boa ferramenta de e-procurement que ver o seu desempenho no mundo real, não é mesmo?
Cases de sucesso com a implementação da plataforma de gestão de compras da Ahlex
Com atuação sólida e resultados comprovados, a Ahlex é referência em e-procurement, oferecendo soluções inovadoras que transformam a gestão de compras e geram impacto real para os clientes.
- Mais de 100 empresas atendidas
- R$ 120 bilhões transacionados por ano
- 600 mil fornecedores cadastrados
- R$ 20 bilhões em savings anuais
Esses números refletem a confiança que grandes empresas já depositaram em nossa solução de e-procurement e a transformação que entregamos ao mercado.
Como, por exemplo, a Queijos Scala, empresa de laticínios localizada na região da Serra da Canastra, com mais de 60 anos de história.
Com a necessidade cada vez mais urgente de integração e automação, os gestores notaram que havia uma ineficiência na estrutura tecnológica atual que freava o crescimento e o desempenho do setor de compras.
Ao pesquisar no mercado por soluções mais modernas e compatíveis com a demanda atual, encontraram a Ahlex e, em poucos meses, conseguiram reduzir 35% das despesas em compras. Veja o depoimento completo no Instagram aqui.
A implantação do Portal de Compras Ahlex foi um divisor de águas também para o Grupo IQUINE. Mesmo com um ERP robusto, a empresa enfrentava desafios para garantir agilidade e controle. Com a Ahlex, tudo foi integrado em uma plataforma intuitiva e automatizada. Marcella Freitas, Key User do projeto, foi premiada pela inovação. Hoje, o grupo conta com rastreabilidade, relatórios completos e comunicação fluida.
E você, também quer reduzir custos e aumentar eficiência como nossos clientes? Agende uma demonstração com nossos especialistas e transforme seu negócio com a plataforma de gestão de compras da Ahlex!
