O setor de compras carrega uma enorme responsabilidade em conquistar os melhores fornecedores com os melhores preços. Sabemos o quanto isso é complexo, porque, normalmente, qualidade e preço são diretamente proporcionais.
Negociar o valor do que compramos e vendemos é uma prática muito antiga, antes mesmo de haver moedas e lastros comerciantes já tentavam realizar trocas que lhe fossem mais vantajosas.
Ter vantagem em uma negociação significa, portanto, pagar sempre menos? Comprar mais por menos? Pechinchar preços até o fornecedor ceder para o menor valor?
Bom, se é através dessa visão que a sua equipe de compras tem desenvolvido estratégias é melhor você ler este artigo urgentemente!
Quer aprender como ser um bom negociador, usar os meios digitais, e fazer isso de forma profissional?
Então vamos lá!
Boa leitura!

O que é Sourcing

Antes de você compreender a ferramenta e-sourcing é preciso entender o que o termo sourcing significa e como as estratégias são formadas. A tradução é, como você já deve conhecer, abastecimento.

Sourcing = Abastecimento

O abastecimento de uma empresa está ligado a análise e escolha dos melhores insumos e fornecedores para o processo produtivo. Esta atividade só é possível criando strategic sourcing, ou estratégia de abastecimento.
Vamos falar mais sobre isso nos próximos tópicos, mas vale adiantar que se trata de pesquisas de mercado, global sourcing, contato e aquisição de novos fornecedores.

Sourcing X Procurement

Se você já acompanha nosso blog há algum tempo deve ter reconhecido o radical “e”, de e-sourcing, certo?
Ele também é utilizado na ferramenta de gestão: e-procurement. Bom, mas o que estas duas ferramentas tem em comum e quais suas principais diferenças?
Vamos começar pela tradução das palavras.
Como você já viu, sourcing significa abastecimento, já procurement podemos traduzir como aprovisionamento. Complicou um pouco?
Calma, vamos descomplicar:
Procurement nada mais é que o conjunto: estratégias, gerenciamento e aquisição. Isso inclui procura por fornecedores, pesquisa de mercado, compra e ferramentas de automação.
Portanto, são medidas administrativas que circundam a aquisição e controle de insumos.
Já o sourcing é o ato de adquirir produtos, insumos ou matéria-prima de terceiros.
Strategic Sourcing, portanto, trata diretamente do contato com o fornecedor. Enquanto o procurement faz contato interno e externo, atuando em mais áreas do processo produtivo.
Podemos dizer, portanto, que o sourcing faz parte do procurement.
Vale ressaltar que os termos utilizados são de origem americana e podem ser muitas vezes confundidos ou usados como sinônimos.
Portanto, fique atento ao ler postagens e artigos sobre o tema e tente compreender pelo contexto se o autor fez, realmente, a diferenciação.

O que é e-Sourcing

Usamos este “e” antes do termo para tratar de ferramentas eletrônicas. Portanto, e-procurement trata de ferramentas digitais que otimizam a estratégia de procurement.
O mesmo ocorre para a expressão e-Sourcing, através de um cronograma estratégico, ferramentas e análises é possível otimizar as aquisições de insumos e contato com os fornecedores.
As plataformas de e-Sourcing procuram facilitar a obtenção de informações referentes aos produtos, escolha de fornecedores, cotação de preços, etc.
A ideia central é voltado para o primeiro contato com novos fornecedores, mas também auxilia na comunicação em futuras compras. Uma vez que as informações podem ser importadas ou exportadas conforme a necessidade do gestor.
Vale ressaltar que sourcing não costuma ser um termo usado sozinho. Você com certeza já ouviu algumas vezes sobre strategic sourcing. Afinal, o abastecimento por si só é uma atividade natural para as empresas.
O que vai lhe garantir, de fato, vantagem competitiva é a estratégia por trás do abastecimento.
Vamos entender, então, um pouco mais sobre isso.

Strategic Sourcing

A indústria passou por diversos estágios, em cada um deles existem pilares de sustentação. Antigamente o lucro pelo lucro era o objetivo principal, produção em série e grandes quantidades eram suficientes com a baixa competitividade.
Hoje, na Revolução 4.0, a produção estratégica não é um luxo e sim uma necessidade.
O processo produtivo gera KPI’s, resultados e métricas que devem ser analisados, corrigidos – ou otimizados – para criar estratégias de atuação. Estas, por sua vez, serão postas em práticas, testadas e assim por diante.
Deixamos de produzir, portanto, focado apenas na quantidade. Hoje existe responsabilidade ambiental, customer success, eficiência, qualidade dos produtos e insumos.
Você percebe que todos estes objetivos demandam estratégia?
Exatamente por isso surgiu strategic sourcing. Mais uma ferramenta para otimizar e tornar a cadeia de suprimentos mais eficiente.
Você sabe o que é estratégia e o que é sourcing, mas como fazer essa implementação?
Bom, existem diversos manuais com 5, 7, 8 passos para inserir strategic sourcing. Tentamos simplificar, e colocar a estratégia em três frentes principais.

3 Etapas do Strategic Sourcing

Veja abaixo quais são as três etapas da nossa strategic sourcing e quais ferramentas podem ajudar em cada uma delas:

1 – Análise de demanda

Para construir uma estratégia de sourcing eficiente é fundamental conhecer todos os pormenores do produto que você está comprando. Listar as informações mais importantes do produto, como:

• Quantidade
• Volume
• Fornecedores disponíveis
• Preço de mercado
• Preço que você paga atualmente

Nesta primeira etapa é ideal usar ferramentas que auxiliem na definição de prioridades, como a matriz GUT e a curva ABC. Desta forma você vai visualizar quais produtos e serviços demandam mais atenção.

2 – Informações sobre o Fornecedor

A segunda etapa é elencar todas as informações referentes ao contato com o fornecedor. Isso inclui conhecer alguns pontos extremamente relevantes para negociações corretas e eficientes, como:

• Definir seus concorrentes (e conhecer os fornecedores deles);
• Saber quais são as principais tendências do mercado;
• Estabelecer a capacidade de cada integrante da equipe de compras;
• Qual a força que a sua empresa tem em negociações neste mercado;
• Mensurar o custo da Supply Chain;
• Levantar todas as informações disponíveis do fornecedor e solicitar àquelas que forem de direito para abrir uma negociação;
• Avaliar os riscos e traçar a estratégia de negociação.

Se você acompanha as nossas postagens, tenho certeza que distinguiu quais ferramentas podem ser utilizar na segunda fase desta estratégia.
Não?
Então vamos facilitar:
A análise SWOT é uma das melhores ferramentas para entender o cenário externo e interno da sua empresa. Nela você elenca seus pontos fortes, fracos, oportunidade a ameaças do mercado.
Outra ferramenta útil na segunda etapa é a Matriz Kraljic, um dos melhores facilitadores de negociação. Nela podemos descobrir quais são itens não-críticos, itens de gargalo, de alavancagem e os estratégicos.

O modelo das 5 forças de Porter é uma das ferramentas da segunda etapa que mais podem contribuir para a etapa final de negociação. Afinal, neste modelo abordamos as principais frentes que circundam o processo produtivo:

• Novos entrantes
• Compradores
• Substitutos e
• Fornecedores

Além, é claro, da rivalidade entre concorrentes e qual a sua força dentro deste mercado.

3 – Negociação

Chegamos a terceira etapa de strategic sourcing, a tão aguardada negociação. É neste item que você vai receber a proposta e definir se é a melhor oportunidade, baseado em todos os indicadores levantados anteriormente.

Na fase de negociação você deve ter em mãos:

• TCO (Total Cost of Ownership) – Analisar única e exclusivamente o preço do produto/serviço pode fazer com que você feche com um fornecedor errado. Além do preço é preciso analisar impostos, transportes e valores de transação.
• Porcentagem negociável – Na análise de mercado você deve compreender qual o valor que você gostaria e, qual a margem aceitável para negociação (BATNA). Ou seja, o mínimo de “desconto” que o fornecedor deve fornecer para que a negociação seja vantajosa.
• Carta de Negociação – Termos e condições que foram acordados durante a negociação.

Um bom negociador não é aquele que consegue o menor preço, e sim aquele que descobre a melhor oportunidade.

Com estas três etapas você vai conseguir tomar a decisão de trocar de fornecedor ou aumentar a rede de fornecedores.
Você deve ter notado que separamos em três pilares a strategic sourcing, mas isso não significa que você vai dar três passos e alcançar a eficiência, certo?
Dentro de cada uma das etapas existem várias tomadas de decisões importantes para que a etapa seguinte atinja os objetivos esperados. Vale ressaltar que estes passos são cíclicos e não acabam depois da negociação.
Toda estratégia precisa de análise de resultados, portanto, é fundamental arquivar todas as informações, fazer contatos periódicos e analisar se os resultados obtidos atingiram a eficiência esperada.

Matriz Strategic Sourcing

Montamos um artigo sobre como construir uma matriz de strategic sourcing e como chegar na figura abaixo:

Exemplos de e-Sourcing

Acima, nas três etapas de strategic sourcing citamos quais ferramentas são indicadas para cada passo, para facilitar listamos abaixo as principais:

• Matriz Kraljic
• Curva ABC
• Análise SWOT
• 5 forças de Porter
• RFx – Request For Information, Proposal, Quotation e Feature
• TCO (Total Cost of Ownership)
• Cleansheet
• LOI – Carta de Intenção
• QBR

Global Sourcing

Exportações e importações são transações antigas dentro do mercado brasileiro. Mas a era da internet permitiu que mais empresas pudessem negociar internacionalmente com fornecedores e clientes do mundo todo.
China, Estados Unidos, Taiwan, Europa.
As fronteiras definitivamente tornaram-se mais transponíveis para as empresas nacionais, mas só para as de grande porte, certo?
Errado!
Hoje é completamente viável abrir um e-commerce que realize entregas no Chile, por exemplo. Da mesma forma que você pode adquirir insumos chineses. Isso é o global sourcing.
A agricultura já se beneficia do global sourcing há bastante tempo. Atualmente, entretanto, essa estratégia é muito mais abrangente.
A compra de bens e serviços estrangeiros para a cadeia de suprimentos nacional é uma realidade – e possibilidade – para empresas brasileiras de pequeno a grande porte. É a Globalização estreitando fronteiras.
Quanto mais desenvolvidas tornam-se as ferramentas, mais complexos serão os processos, o global sourcing, portanto, será inevitável.
Desta forma a empresa pode aumentar a rede de fornecedores, pleitear custos menores, tornar-se mais competitiva, além de aumentar o poder de alcance da sua marca.
Outros termos para Global Sourcing:

• Global purchasing
• Foreign sourcing
• International sourcing
• Multinational sourcing

Sourcing e Outsourcing

Como mencionado anteriormente, alguns termos estrangeiros podem ter seu significado alterado na “importação”. Sourcing, outsourcing, procurement, e compras são alguns dos termos que muitas pessoas confundem ao falar sobre.
Sourcing, procurement e compras vocês já sabem do que se trata, mas e outsourcing?
Bom, este termo refere-se a terceirização de etapas ou processos, normalmente o termo refere-se as relações com parceiros de fora do país de origem.
Ou seja, empresas que terceirizam uma etapa do seu processo produtivo, transferindo as atividades para uma empresa estrangeira estão fazendo outsourcing. Desta forma não é necessário ter infraestrutura ou pessoal especializado naquela função especifica.
Parece uma atividade incrível, certo?
Na teoria pode até ser, mas, na prática, muitas coisas podem dar errado. Tais como:

• Offshore outsourcing – importação de mão-de-obra mais barata podem desvalorizar as atividades e é passível de punição
• Corrupção – quando utilizado para desviar fundos
• Desalinhamento de objetivos – a empresa contratada pode não ter as mesmas metas e objetivos da contratante.

Esta é uma prática, portanto, que requer muita atenção.

Benefícios de Strategic Sourcing

O termo estratégia carrega os objetivos de otimização e eficiência, não apenas na indústria, mas em todos os campos.
Quando traçamos uma estratégia baseada em dados, informações e ponderamento a ideia é atingir o objetivo esperado com as melhores variáveis, certo?
Exatamente isso que a strategic sourcing faz pelo setor de comprar. Vamos ver quais benefícios geram esse resultado positivo:

Padronização dos Processos

Apesar de o processo de strategic sourcing ser longo, com várias pesquisas, matrizes e tomadas de decisões, a regularidade da aplicação otimiza o tempo do processo produtivo.
Afinal, a estratégia é da sua empresa e o processo de compras será padronizado, a aplicabilidade, portanto, será orgânica. Isso quer dizer que pode haver trocas na equipe de vendas que o processo irá continuar sem atrasos ou ruídos.
Todas as ferramentas, fornecedores e resultados pertencerão à empresa, o que, naturalmente, agiliza a reaplicação da estratégia.

Transparência

Ser transparente no processo produtivo é um item básico da ética industrial. Sabemos o quão importante é o diálogo com os fornecedores para que as relações funcionem bem no longo prazo.
Vale ressaltar que a transparência é válida tanto com os fornecedores, que participaram das negociações e foram ativos em determinadas etapas, como com o cliente interno que terá acesso aos dados e informações fornecidos.

Controle de Estoque

Você, com certeza, sabe que o mau gerenciamento de estoque pode prejudicar todo o processo produtivo. Com a estratégia adequada o gestor visualiza quais itens ele deve se preocupar, quando e quanto será necessário adquirir novos produtos.
Encontrar o momento ideal para começar uma negociação possibilita que você consiga fazer e receber as melhores propostas para garantir um estoque segura das oscilações.

Redução de Custos

Este é um dos benefícios que mais atraem os gestores de Supply Chain. A estratégia de sourcing bem aplicada reduz o investimento na compra de insumos e aquisição de serviços.
Isso é possível pela pesquisa de mercado, leque maior de fornecedores e informações. Quanto mais informações você conseguir filtrar no processo e com as ferramentas de e-sourcing mais munição terá nas negociações e tomadas de decisão.
Sem contar, é claro, que as ferramentas corroboram para ranquear itens escassos e não-críticos.

Outros benefícios:

• Racionalização da rede de fornecedores
• Profissionalização do processo produtivo
• Melhores negociações
• Aumento na qualidade dos produtos
• Padronização de preços
• Comunicação rápida e direta com os fornecedores.

Dificuldades

• Análise de informações

Não basta coletar todas as informações se você não souber interpretar os dados e transformá-los em uma estratégia de sucesso. Compreender o mercado e saber interpretar resultados são itens fundamentais neste processo.

• Aplicar a teoria

Dividimos a estratégia de sourcing em três etapas, mas especialistas costumam desmembrar estas etapas em uma lista com 7 passos. Veja abaixo:

1. Análise dos gastos da empresa e previsão de demanda futura;
2. Definição da importância dos itens comprados;
3. Inteligência de mercado;
4. Estudo do poder e dependência do relacionamento com os fornecedores;
5. Definição das estratégias;
6. Aplicação das estratégias;
7. Monitoramento e controle.

Ou seja, apesar de parecer algo rápido, a aplicação da estratégia demanda tempo e pode ter inúmeras dificuldades durante o processo.
Ter profissionais capacitados e ferramentas digitais que facilitem a aquisição e o armazenamento de dados e informações podem tornar esse processo menos dificultoso.

Conclusão

Você aprendeu neste artigo que o setor de compras pode ser visto de várias subdivisões, e alguns profissionais confundem termos como sourcing, procurement, outsourcing e compras.
Como vimos eles são diferentes, o termo sourcing trata mais especificamente do contato com novos e antigos fornecedores.
Com uma estratégia robusta você consegue otimizar o tempo de processo, cortar gastos, controlar e gerenciar melhor o estoque, dentre outros benefícios.
Mas, apesar de termos dividido strategic sourcing em três grandes etapas, aplicar esta teoria pode tomar mais tempo, a maioria das empresas leva mais de 3 meses neste processo.
Afinal, coletar informações, construir matrizes estratégicas e analisar indicadores e resultados não são tarefas simples.
Esta é uma estratégia robusta no abastecimento da sua empresa, portanto, invista em e-sourcing (ferramentas digitais), infraestrutura e na capacitação da sua equipe. A parte analítica de strategic sourcing é vital para a eficiência dos resultados.
Pronto para ganhar mais vantagem competitiva no mercado?
Tenho certeza que sim!
Caso precise de ajuda na gestão da sua Supply Chain entre em contato conosco.